Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как списать новую испорченную трудовую книжку». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.
По каким причинам могут списать трудовые книжки
Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:
- Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.
Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.
Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:
- Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
- Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.
Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.
Акт на списание трудовой книжки – документ чрезвычайно важный, правда в законодательстве нет ни одного упоминания о том, как на самом деле он должен выглядеть.
Все составляют данный акт от руки и произвольно
.
Мы вывели лишь ряд правил, которые должны быть присущи данному документу:
- в нем должно содержаться полное название организации;
- в центре должно крупными буквами быть написано название самого акта;
- также не забываем вписать саму дату, когда акт был написан;
- в акте должен быть кратко изложен весь процесс, касающийся списания трудовых;
- обозначается количество списанных документов, а также причины списания каждого;
- не забудьте перечислить состав комиссий по инвентаризации и ликвидации;
- заканчиваться документ должен постановкой печати и подписями всех участников списания трудовых книжек.
Что делать, если трудовая книжка испорчена?
Бывает так, что трудовая книжка не потеряна, но ее внешний вид не позволяет считать ее полноценным документом. Если она обожжена, испачкана или порвана, работник также имеет право потребовать выдачи ее дубликата. В этом случае, в отличие от дублирования утраченной книжки, указания только общего стажа трудовой деятельности будет недостаточно.
В дубликат испорченной трудовой книжки должны быть перенесены все записи, которые не повреждены и легко читаются. Для плохо читаемых записей предусматривается процедура подтверждения документами, указанными выше. Испорченная трудовая книжка не уничтожается, она – основание для внесения большинства записей в дубликат. На ее титульном листе делается запись о том, что взамен данного документа выдан дубликат, и указываются серия и номер новой трудовой книжки.
Может возникнуть вопрос: если записи в поврежденной книжке читаются, то обязательно ли оформлять ее дубликат? Да, ведь если продолжать вносить записи в порванную или испачканную трудовую книжку, то рано или поздно придется столкнуться с неприятностями. Работнику или в приеме на работу где-нибудь откажут, или для назначения пенсии такой документ не примут.
Наши трудовые книжки как зеницу ока хранят в отделе кадров каждой организации, в которой мы осуществляем трудовую деятельность. Посмотрите свою трудовую книжку – видите, как аккуратно в ней сделаны записи, различные подписи и пометки.
Многие законодательные акты требуют аккуратного обращения сотрудником кадровиков к трудовым книжкам. По сути, это своеобразное лицо организации, которое уволившийся работник понесет показывать в новое место.
Но иногда от кадровиков не зависит правильность и аккуратность ведения и хранения трудовых книг.
Различные природные явления, старость и иные факторы беспощадны к клочкам бумаги и иногда, некоторые трудовые, которые даже не подлежат восстановлению отправляются в мусорный бак.
Почему так происходит, а даже если и происходит, то в каком порядке, мы рассмотрим в нашем материале.
Как приобрести трудовую книжку
Нужно отметить, что требования для них прописываются официальными изготовителями. В обязанности компаний входят:
- охранная функция,
- транспортировка,
- учет,
- складирование.
Законные распространители должны продавать бланки и вкладыши государственного образца исключительно работодателям. Для оптовой покупки заранее отправляется заявительное письмо от покупателя в данную организацию и составляется договорное соглашение, где прописывается цена.
Когда человек приходит в первый раз устраиваться на работу, работодатель оформляет на него новый бланк трудовой за семь дней. При этом с данного сотрудника по закону вычитается сумма, потраченная на закупку документа. Есть случаи, когда руководитель самостоятельно покрывает расходы на книжку:
- массовое уничтожение,
- порча бланка.
В первом случае уничтожение трудовых может произойти по различным причинам (в том числе природные катаклизмы). Во втором причина – это неправильное заполнение первичных данных при оформлении самой книжки.
Возникновение чрезвычайных ситуаций в организации и действия с трудовыми книжками
Если произошла массовая утрата документов о профессиональной деятельности сотрудников при пожаре, потопе или других чрезвычайных ситуациях, руководитель организации должен зафиксировать масштабы данного бедствия.
Для этого необходимо получить справки от МЧС или от коммунальной службы с подтверждением факта ЧС. Самостоятельно необходимо снять на фото- либо видеокамеру последствия происшествия на предприятии. Эти данные помогут объясниться с контролирующими органами, если у них возникнут вопросы в связи с утратой трудовых книжек и прочих документов.
Для восстановления документов о профессиональной деятельности работников пострадавшей компании создается специальная комиссия. В нее входят члены профсоюзов, представители работодателей и других трудовых организаций. Комиссия занимается сбором документов и составлением акта, по которому руководитель сможет выдать сотруднику дубликат документа о профессиональной деятельности.
Процесс списания выданных трудовых книжек довольно сложный. Поэтому нужно серьезнее относиться к заполнению таких важных документов, чтобы не возникало ошибок и исправлений.
Утеря или повреждение трудовой книжки
Причины списания трудовой книжки могут быть разными: утеря, повреждение (например, при пожаре или наводнении), испорченный бланк книжки и другие причины. Независимо от причины, процесс списания и оформления новой книжки осуществляется по определенной процедуре, которую следует соблюдать.
Сперва необходимо составить акт о списании трудовой книжки. Данный акт должен включать информацию о причине списания (утере или повреждении), дате списания, а также подписи и печать предприятия или организации, где это произошло. Акт должен быть составлен в двух экземплярах, один из которых остается у работника, а другой – в организации, которая обеспечивает учет трудовых книжек.
Далее необходимо оформить новый бланк трудовой книжки. Для этого обычно используются специальные бланки, которые выдаются бухгалтерским отделом или иным уполномоченным органом. Вместе с новым бланком книжки выдаются и вкладыши об образовании, предоставляя возможность работнику восстановить информацию о предыдущих местах работы и образовании.
В случае повреждения трудовой книжки блок или страницы, которые оказались испорченными, подлежат уничтожению. Если ошибки в трудовой книжке возникли при заполнении, то исправления следует вносить в соответствии с установленными правилами и только в том случае, если они соответствуют действительности.
Хранение трудовых книжек, включая испорченные и списываемые, должно осуществляться согласно требованиям законодательства. Вкладыши и акт о списании также должны быть сохранены, их необходимо предоставить на первое требование соответствующим органам.
В случае списания трудовой книжки по причинам, не связанным с увольнением, новый бланк трудовой книжки выдается сразу же после составления акта о списании. В случае, когда списание происходит при увольнении работника, новая книжка оформляется только после окончания работы на предприятии.
Важно заметить, что уничтожение испорченных или списываемых трудовых книжек производится не просто так – это требование законодательства. Обратившись в соответствующий орган, вы можете получить консультацию по порядку заполнения бланков, оформления акта о списании, а также получить рекомендации по хранению и учету трудовых книжек.
Учет трудовых книжек в организации
Каждый бланк и вкладыш трудовой, находящийся в компании, учитывается с особой строгостью. Для этого в организации существуют два определенных документа. Это книги:
- по приходу и расходу,
- по учету движения.
Для ведения данных книг тоже имеются свои правила:
- нумерация страниц,
- шнуровка,
- утверждение подписью, печатью,
- пломбирование.
В первый учетный документ вносится информация о получении и расходовании книжек и вкладышей в них. Также в обязательном порядке сюда вносится номерной знак, серия.
Учет по движению рабочих документов происходит так:
- ведется регистрация книжек сотрудников (при приеме),
- ведется регистрация новых оформленных книжек.
В каких случаях можно списать?
Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета
Различные природные явления могут внести свою лепту.
Наводнения, землетрясения, пожары…
Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.
Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.
Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.
Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.
Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.
По своему значению трудовая книжка – основной документ, который используют в качестве основания для вычисления стажа и расчета пенсии. Помимо обязательных разделов и страниц, которые в ней присутствуют, также могут использоваться дополнительные вкладыши – если место в каком-то разделе закончилось, но есть необходимость в продолжении записей.
Документ хранят в организации, где на данный момент трудится работник. Заполняет его работодатель.
Если человек впервые куда-то трудоустроен и пока не имеет книжки, то работодатель должен ее завести. При увольнении книжку отдают сотруднику на руки.
Что делать, если работник не явился за трудовой?
В случае, если работник не явился за трудовой книжкой и в ваших архивах завалялся трудовой документ – не спешите от него избавляться. Трудовой кодекс предлагает отправить трудовую по почте по указанному в ней адресу заказным письмом. Если подобное действие не представляется возможным, найдите способ связаться с обладателем трудовой или его родственниками.
Если связь потеряна, не спешите расставаться с документом. По положениям трудовых нормативных актов, книжка должна оставаться на предприятии до момента, пока за ней не явится либо сам бывший работник, либо кто-то из его родственников или представителей.
Как списать испорченную трудовую книжку
Важно
Можем ли мы дальше продолжать оформлять вкладыши, заказанные 16.05.2013? И как их списывать, если бухгалтерия весь заказ списала? 3. Что нам грозит за нарушение сроков оформления ТК новым сотрудникам? (выход на работу 04.02.2013, приход заказа ТК 18.03.2013) Ответ Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Трудовую книжку сотруднику, поступившему на работу впервые, нужно заполнить в присутствии сотрудника в течение недели со дня приема на работу (п.
Трудовая книжка и вкладыш в нее — учитываем и списываем
Но, чтобы оформить сотруднику трудовую книжку, работодатель должен иметь в наличии некоторое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в соответствии с пунктом 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее – Правила). Бланки приобретаются за плату на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем трудовых книжек (п. 3, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н). Отметим, что бюджетное учреждение имеет право заключить договор на приобретение трудовых книжек у единственного поставщика.
Но только при соблюдении условий, указанных в пункте 14 части 2 статьи 55 Федерального закона от 21 июля 2005 г.
По каким причинам могут списать трудовые книжки
Все, что касается ведения трудовой книжки, описано в следующих законодательных документах:
- Правилах ведения трудовых книжек, утвержденных Пост. Правительства РФ от 16-04-2003 г. №225;
- Инструкции по заполнению трудовых книжек, содержащийся в Пост. Минтруда РФ от 10-10-2003 г. №69.
Работник, устраиваясь в организацию, обязан сдать трудовую своему работодателю. Когда человек трудоустраивается впервые, такой документ заводит сам работодатель.
Списать трудовую книжку кадровик бывает вынужден в таких случаях:
- Порча бланка по вине кадровика. Например, при заполнении работник допустил ошибку и сразу ее обнаружил. Тогда он должен уничтожить испорченный бланк, составив при этом соответствующий акт.
- Порча в результате аварий и стихийных бедствий, таких как наводнение, пожар, прорыв трубы канализации, обвал здания и т.д.
Подобные ситуации возникают нечасто, но тем не менее необходимо знать, что делать в таких случаях, как правильно списать трудовую книжку и составить акт.
Как списать трудовые книжки
Важно
Оформляя трудовую книжку штатному работнику, внося в нее различные записи, работник отдела кадров обязан относиться к этой процедуре ответственно. Все дело в том, что сведения, занесенные в нее, будут служить для обладателя трудовой книжки основой для будущих пенсионных денежных отчислений, получения определенного размера пособия по безработице, подсчета стажа страхования и т.п. Но бывает и такое, что приходится производить списание трудовых книжек в 2014 году – это может произойти в тех случаях, когда трудовая книжка или определенные вкладыши в ней могут прийти в негодность (например, пострадать от огня или порваться).
Списание бланка трудовой книжки: какие могут быть причины? Даже опытные кадровики могут иногда ошибаться.
Как списать трудовые книжки
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатели ведут: — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждены Минтрудом и приведены в приложениях к Инструкции по заполнению трудовых книжек. Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации.
Сюда вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. Примечание. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п.
В каких случаях можно списать?
Практика ведения трудовых книжек знает множество случаев в соответствии с которыми трудовые просто напросто списывались с учета .
Различные природные явления могут внести свою лепту.
Наводнения, землетрясения, пожары…
Все это не самым лучшим образом влияет на бумагу, а значит, возможно списание документов, пострадавших в результате природных катастроф.
Но помимо природных катастроф существуют также катастрофы техногенные. В результате столкновения с ними человек рискует остаться и вовсе без упоминания о том, где работал. Техногенные катастрофы включают в себя ядерные взрывы и иные аварийные ситуации.
Несмотря на то, что современная трудовая книжка получила свой обыкновенный вид еще в 2004 году, у многих сохранились трудовые старого образца. Например, работник с трудовой книжкой конца девяностых наверняка не может обеспечить документу должный вид. С годами бумага треплется и приходит в негодность, а такие трудовые книжки подлежат также списанию.
Помимо старости основанием для списания является и иная порча документов – сырость в помещении, неаккуратное обращение – все это свидетельствует о том, что судьба трудовой книжки решена – она подлежит только списанию.
Неаккуратное заполнение трудовой книжки сотрудником отдела кадров также является основанием для списания.
Как видите, множество случаев могут повлиять на судьбу вашего трудового документа.