Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Командированным сотрудникам аванс за отработанное время в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно статье 136 Трудового кодекса работодатель обязан платить работникам не реже, чем раз в полмесяца. Там же прописаны сроки: не позднее 15-ти календарных дней с даты окончания периода, за который она начислена.
Что такое аванс и почему нам его платят
Аванс – это выплата за первую половину месяца, которую чаще всего получают в период с 15 по 20 число текущего месяца (везде по разному). Выплата за вторую половину месяца чаще производится в начале следующего месяца – это основная часть заработной платы, которую чаще и называют зарплатой.
Пропорции в разбиении суммы на аванс и зарплату законом не регламентируются. Есть только письма ведомств с рекомендациями, выполнение которых необязательно. Например, в письме Минздравсоцразвития России от 25.02.09 №22-2-709 сказано, что «…при авансовом методе начисления заработной платы за каждую половину месяца заработная плата должна начисляться примерно в равных суммах…». Но следовать этой рекомендации, даже несмотря на слово «должна» никто не обязан. Тем более, что слово «примерно» можно понимать как угодно – четкого определения и процентов расхождения в законах и правовых актах нет.
Поэтому аванс может составлять как половину всей оплаты труда (за фактически отработанное в первой половине месяца время), так и символические 5-10% от нее. Это прописывается в нормативных актах самой компании.
Что грозит нарушителям
Очевидно, что вариант с внедрением специального порядка выплат новым сотрудникам крайне трудоемок для работодателя и, вероятнее всего, потребует ручного исчисления выплат (если программа не предусматривает такого порядка расчетов). Поэтому многие работодатели, как показывает практика, идут по простому пути, полагая, что ничего страшного им не грозит. Но так ли это на самом деле?
Поскольку, как мы уже поняли, в данном случае имеет место нарушение трудового законодательства, то работодателя могут привлечь к ответственности. Так, за нарушение трудового законодательства ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность. Эта статья содержит несколько частей, по которым трудовые инспекции штрафуют нарушителей. В ч. 1 речь идет об общих нарушениях трудового права, которые не вошли в нижеследующие части этой статьи. Но есть еще ч. 6, которая предусматривает отдельную ответственность за невыплату зарплаты в установленный срок. Можно ли утверждать, что в нашем случае, когда работодатель нарушает периодичность выплат, он нарушает сроки выплаты? Сложно однозначно сказать. Поэтому на практике инспекции могут оштрафовать либо по ч. 1, либо по ч. 6 ст. 5.27 КоАП (Таблица).
Расчет аванса по зарплате
ТК РФ не устанавливает порядок расчета и сумму аванса. Поэтому при определении размера выплаты нужно полагаться на разъяснения от Минтруда и Роструда, а также учитывать внутренние особенности предприятия. Аванс сотрудника можно посчитать по отработанному времени. Также его допустимо определять по процентному соотношению от зарплаты. Письмо Минтруда № 14-4-1702 предполагает, что за первую половину месяца работник должен получить оплату за реально отработанное время, причем по установленному окладу либо тарифной ставке.
Кардинальные изменения по закону № 263-ФЗ с 2023 года затронут правила, касающиеся НДФЛ, включая налоговые расчеты, уплату и отчеты. С 1 января отменяется п. 2 ст. 223 НК РФ, устанавливавший датой дохода по заработной плате последний день месяца, за который ее начисляли. Пункт позволял не удерживать НДФЛ при выдаче аванса. Новые правила по п. 1 ст. 223 НК РФ устанавливают общую норму, которая признает доход полученным в день выплаты. Поэтому НДФЛ с 2023 года придется удерживать также с аванса.
Работодатель сможет поменять порядок авансового расчета, если ранее использовал коэффициент 0,87. Он больше не потребуется, так как НДФЛ будет удерживаться с каждой выплаты, включая аванс. Также с 2023 года отменяется п. 9 ст. 226 НК РФ, запрещавший работодателю из своего бюджета выплачивать НДФЛ. Изменение связано с переходом на единый налоговый счет, через который будут уплачиваться налоги и взносы.
Размер аванса с 2023 года
Безопаснее всего определять размер аванса по фактически отработанному сотрудником времени, не забывая учитывать необходимость вычета НДФЛ. Если выплата составляет 40% от зарплаты, то придется ее увеличивать. Иначе итоговый размер аванса после удержания налога уменьшится, что спровоцирует спорные ситуации с трудовой инспекцией и сотрудниками.
Два способа снижения рисков:
- выплачивать аванс по реально отработанному времени с опорой на ТК – такой способ более трудоемкий и оптимален для предприятий с автоматизированными системами учета и расчетов;
- установить аванс в размере 50% от оклада – если компания выплачивает аванс по фактически отработанным дням, то никаких изменений в таком случае вводить уже не придется.
Письмо Минздравсоцразвития № 22-2-709 подразумевает, что зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца. Поэтому начисляется она примерно в одинаковых размерах, но без учета премий. Однако нужно определять аванс не только по окладу, но и по ряду компенсаций, если они полагаются конкретному работнику по результатам первой половины месяца. С ними можно ознакомиться в специальной таблице.
Что если зафиксировать сумму аванса в процентах от заработной платы работника? При этом неважно, сколько времени он по факту отработал в первой половине месяца. Такой метод существует и имеет своих сторонников. Еще в 2009 году Минздравсоцразвития подтверждало правомерность такого подхода (письмо от 25.02.09 № 22-2-709). К плюсам можно отнести его простоту, ведь в этом случае точный расчет заработной платы с учетом отработанного времени, доплат и удержаний нужно будет сделать только один раз в месяц.
Однако есть и противоположная точка зрения, причем именно ее придерживаются в Минтруда. А заключается она в следующем: Трудовой кодекс требует выплачивать дважды в месяц заработную плату, а она зависит от количества отработанного времени либо объема произведенной продукции, выполненных работ. А поскольку эта зависимость есть, то она должна быть учтена при расчете заработной платы за первую половину месяца.
Как рассчитывают аванс?
Ранее работодатель мог самостоятельно устанавливать размер аванса. Нередко сотрудникам платили всего 20–30% оклада или небольшую символическую сумму. Но такой подход признали неприемлемым, ведь авансовых денег людям хватало только на базовые нужды. Поэтому в 2017 году представители Минтруда предложили организациям два приемлемых вариант расчёта аванса:
- Согласно размеру оклада и количеству фактически отработанных дней. В сумму выплаты также рекомендовали включить надбавки, которые не зависят от результативности работы сотрудника за месяц.
- Фиксированный процент от зарплаты, например 40–50%. Итоговый размер выплаты должен быть не меньше суммы за фактическое количество отработанных дней на дату начисления средств.
Методика расчета суммы аванса
Процедура подсчета авансовых платежей по зарплате имеет ряд особенностей. При этом одни суммы учитываю, а другие нет для целей калькулирования. Этот факт лежит в основе всех расчетов.
| Какие суммы учитывают | Какие суммы не учитывают при расчете аванса |
| Число отработанных дней за первую половину конкретного месяца | Период, когда сотрудник был в отпуске |
| Фиксированный оклад | Премии каждого месяца |
| Надбавки, доплаты, прочие начисления (ночная работа, превышение объемов) | Поощрительные выплаты |
Часто задаваемые вопросы
Вопрос № 1. Обязательно ли выплачивать аванс?
Ответ: в законодательстве не существует такого понятия, как аванс по заработной плате. Он называется заработная плата за первую половину месяца. Согласно ТК РФ заработная плата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. То есть, если зарплата выплачивается раз в месяц, то это прямое нарушение требований ТК РФ. За такие нарушения предусмотрена административная ответственность. Поэтому выдавать аванс нужно обязательно во избежание штрафов.
Важно! Если сотрудник заявил, что согласен получать зарплату один раз в месяц, то это не имеет никакого значения. Работодатель все равно должен исчислять и выплачивать аванс. Это касается и работников-совместителей: зарплата выплачивается два раза в месяц (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3528-6-1).
Вопрос № 2. Каковы особенности заполнения платежки банк при перечислении аванса сотруднику
Ответ: Заполнение такого документа имеет отличия от основного. В графе прописывается, что осуществляется выплата заработной платы за первую половину месяца, а также указываются реквизиты платежной ведомости за соответствующий период расчета.
Вопрос № 3. Удерживаются ли налоги с авансовых платежей заработной платы?
Ответ: Нет, налоги и взносы в фонды не начисляются на сумму выплат зарплаты за первую половину месяца. НДФЛ начисляется бухгалтером только в последний день месяца, за который начислен заработок, или последний день работы трудящегося.
Размер аванса с 2023 года
Безопаснее всего определять размер аванса по фактически отработанному сотрудником времени, не забывая учитывать необходимость вычета НДФЛ. Если выплата составляет 40% от зарплаты, то придется ее увеличивать. Иначе итоговый размер аванса после удержания налога уменьшится, что спровоцирует спорные ситуации с трудовой инспекцией и сотрудниками.
Два способа снижения рисков:
- выплачивать аванс по реально отработанному времени с опорой на ТК – такой способ более трудоемкий и оптимален для предприятий с автоматизированными системами учета и расчетов;
- установить аванс в размере 50% от оклада – если компания выплачивает аванс по фактически отработанным дням, то никаких изменений в таком случае вводить уже не придется.
Письмо Минздравсоцразвития № 22-2-709 подразумевает, что зарплата должна выплачиваться каждые полмесяца. Поэтому начисляется она примерно в одинаковых размерах, но без учета премий. Однако нужно определять аванс не только по окладу, но и по ряду компенсаций, если они полагаются конкретному работнику по результатам первой половины месяца. С ними можно ознакомиться в специальной таблице.
На что следует обратить внимание
Прописывая предоплату в договоре по 44-ФЗ, необходимо точно указывать сумму аванса — использовать минимальные и максимальные интервалы при определении суммы не нужно.
Кроме того, не следует соотносить требования с целями применения авансового платежа — это может расцениваться как нарушение 44-ФЗ. Об этом говорится в Письме Казначейства № 07-04-05/09-319 от 19 мая 2015 года.
Если по контракту подрядчик должен выполнить работ поэтапно, в договоре нужно указать сумму аванса в виде процента от общей стоимости работ (товаров) для каждого этапа. Об этом сказано в п. 1 ч. 13 ст. 34 Федерального закона № 44-ФЗ.
Сформулировать условия авансирования можно в свободной форме. Пример формулировки по полной предоплате:
Пример формулировки по частичной предоплате:
Шаг 1. Определяем величину аванса
Понятие «аванс» отсутствует в Трудовом кодексе. Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан выплачивать не реже чем 2 раза в месяц заработную плату за первую половину месяца и за вторую. То есть начислить заработную плату нужно в 2 захода равными долями. Зарплата за первую половину месяца, или как мы ее называем, аванс, не может быть меньше тарифной ставки или оклада за отработанное время (письмо Минтруда от 20.03 2019 №14-1/в-178).
Важно! Аванс не может быть меньше, чем оплата фактически отработанного времени!
То есть если человека не было на работе, например, он был боленлибо находился в отпуске, то аванс нужно уменьшить на эту сумму. Если сотрудник добросовестно отработал первую половину месяца, то аванс должен быть выплачен в полном объёме.
Трудовое законодательство
Возмещение расходов, связанных с командировкой, гарантировано статьей 167 Трудового кодекса РФ. Трудовое законодательство не предусматривает для работодателя возможности обязать работника осуществлять какие-либо расходы за свой счет. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, могут быть определены коллективным договором, а также локальным нормативным актом.
Однако и коллективный договор, и локальный нормативный акт можно применять только в том случае, если иное не установлено непосредственно ТК РФ, а также другими нормативными правовыми актами РФ (далее — НПА).
Так, согласно статье 168 ТК РФ для государственных (муниципальных) служащих порядок и размеры возмещения командировочных расходов определены НПА органов государственной власти субъектов РФ и местного самоуправления.
Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих (далее — служащий) утверждены Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813 (далее — Порядок N 813). По остальным моментам работодатели обязаны применять Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение N 749).
Соответственно, коллективные договоры и локальные нормативные акты в отношении служащих не должны противоречить порядкам и размерам возмещения командировочных расходов, установленным региональными (муниципальными) НПА, а также Порядком N 813 и Положением N 749.
Однако в них могут быть прописаны случаи, не рассмотренные в указанных актах.
Особенности применения статьи 166 ТК РФ
Не всегда факт хозяйственной жизни, подпадающий под определение статьи 166 ТК РФ, можно считать служебной командировкой. Так, например, при оспаривании действий, связанных с отказом в возмещении командировочных расходов, в Определении Верховного Суда РФ от 04.07.2017 N 208-КГ17-12 указано, что не может быть признано нахождением в служебной командировке нахождение истца для отработки поставленных задач:
- в составе сводного подразделения;
- вне пункта постоянной дислокации воинской части.
Определением Верховного Суда РФ от 19.01.2017 N 208-КГ16-42 работнику-истцу, требовавшему выплату командировочных расходов, также отказано, поскольку прохождение заявителем предварительного и профессионального отборов в спорный период:
- является неотъемлемой частью единого процесса поступления в вуз;
- не было обусловлено выполнением служебного задания.
Между тем нижестоящие суды исковое требование удовлетворили исходя из того, что направление для прохождения предварительного и профессионального отборов осуществлялось в соответствии с приказами командира войсковой части, изданными на основании:
- поступивших от вышестоящих воинских должностных лиц указаний;
- плана служебных командировок.
Более того, истцу было выдано командировочное удостоверение.
Аванс в счет зарплаты: как оформляется
Основания, по которым работник пишет заявление на выдачу аванса, могут быть различного характера: непредвиденные семейные обстоятельства, внесение платежей по кредитам и так далее.
Заявление на выдачу нужно писать, только если срок и сумма аванса отличается от той, что нужна на данный момент, либо организация вообще аванс не платит.
Сотруднику в данном случае достаточно написать заявление, в котором указать необходимую сумму и для чего она требуется. Если причину можно подтвердить документами, это только в плюс работнику. Также заявление составляется в 2-х экземплярах: один лучше зарегистрировать в секретариате и оставить себе, а другой отдать руководителю.
Окончательное же решение о выдаче остается за руководителем. Как показывает практика, принятие решения занимает несколько часов.
Трудовое законодательство не устанавливает конкретный размер аванса, по сути, предоставив руководству свободу в определении процентного соотношения авансовой и основной части зарплаты.
Однако существует Письмо Минтруда России от 10.08.2017 г. № 14-1/В-725, согласно которому работодатель в качестве аванса должен начислять сумму, фактически равную отработанному работником времени.
В формулу расчета включаются:
- ставка или оклад;
- выплаты за вредные или опасные условия;
- надбавки за особые условия труда (работа ночью);
- доплаты за совместительство должностей, курирование стажера и т.д.
Важно! В расчет аванса не учитываются премии и стимулирующие выплаты (например, северная надбавка), так как они выплачиваются со второй частью заработной платы.
Спор вызывают и компенсационные надбавки (труд ночью, вредность условий труда, и т.д.). Некоторые практики, ставя под сомнение правомерность учета их в авансе, обращают внимание на следующие моменты:
- превышено ли количество рабочих часов за 1 месяц (например, при сверхурочной работе или работе в выходной);
- какую компенсацию выбрал сам работник (повышенную ставку оклада за особые условия или дополнительный выходной).
В этом вопросе работодателям рекомендуют ориентироваться на разъяснение Минтруда (Письмо от 18 апреля 2019 г. № 11-4/ООГ-718), согласно которому компенсационные выплаты также должны начисляться 2 раза в месяц.
Оформление аванса по зарплате
Все зависит от того, как осуществляется выплата.
Вариантов несколько:
- Перевод на карту;
- Наличная выплата;
- Натур. форма.
Итак, если переводим на карточку или счет работника, то проводки выглядят так: ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 51 » денежные средства на оплату труда», когда перечисляем комиссию банковской организации – ДЕБЕТ 91- 2, КРЕДИТ 51 » удержание комиссионного вознаграждения».
Если выдаем из кассы наличными, то оформляем либо ведомость Т-53, либо РКО.
Сразу уточним, что натуральная форма – это неденежная форма выплаты. ТК в данном случае регламентирует, что при таком виде выдачи, сумму не может быть более 20% от зарплаты за месяц.
Проводок здесь придется сделать 5:
- ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 90-1 – выручка от передачи продукции в счет зарплаты;
- ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 43 (41) – списание себестоимости;
- ДЕБЕТ 90-3 КРЕДИТ 68 СУБСЧЕТ «расчеты по НДС» – осуществление начисления НДС;
- ДЕБЕТ 90-9 КРЕДИТ 99 «прибыль от передачи имущества в счет зарплаты»;
- ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 90-9 «убыток от передачи имущества в счет зарплаты».
Окончательный расчет работник должен получить до 15 числа следующего месяца. Дата выплаты аванса должна быть на две недели раньше. Значит, если не рассматривать февраль — с 16 до 30 или с 17 по 31 число текущего месяца.
Однако, нужно учитывать, что если аванс будет выдан 16-17 числа, то зарплату необходимо выплатить сразу в начале следующего месяца. Рассчитать ее так быстро может быть сложно, особенно на крупных предприятиях.
Выдавать аванс в последний день месяца можно, но тогда могут возникнуть проблемы с налоговиками. Подробнее об этом расскажем ниже.
Получается, что удобнее всего выдавать аванс в период с 20 до 29 или до 30 числа. Чем больше времени требуется бухгалтерам для расчета зарплаты – тем позднее нужно установить дату выплаты первой части вознаграждения.
Дата выплаты должна быть зафиксирована во внутренних документах компании или в трудовом договоре. Нельзя устанавливать «плавающую» дату, например: с 20 по 25 число (письмо Минтруда от 28.11.2013 № 14-2-242).
Выдавать аванс раньше установленного срока не запрещено. Но при этом следует помнить, что придется «передвинуть» и дату выплаты зарплаты, чтобы соблюсти двухнедельный интервал. Т.е. надо учитывать, смогут ли работники бухгалтерии в более короткие сроки подвести итоги месяца.