Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Помимо документального подтверждения данного вида затрат, его нужно экономически обосновать. В налоговом законодательстве не закреплено понятие экономической целесообразности, нет четкого регламента, ка вести свою финансово-хозяйственную деятельность. Налогоплательщику самостоятельно оценивает экономическую эффективность, необходимость и рациональность возмещения сотрудникам денег за сотовую связь.
Ответы на распространенные вопросы о том, как выплачивается компенсация мобильной связи
Вопрос №1: Облагается ли налогом на доходы физических лиц компенсация мобильной связи?
Ответ: Нет, компенсационные выплаты работникам не подлежат налогообложению по НДФЛ, но при условии, что наниматель установил лимит на переговоры по мобильному телефону.
Вопрос №2: Как контролировать, чтобы сотрудники не превышали установленные нанимателем лимиты на пользование мобильной связью и не полагали, что в случае их превышения нарушаются их права?
Ответ: Необходимо в должностной инструкции прописать правила пользования мобильной связью. Тогда, если лимиты будут превышены, и компенсация мобильной связи будет частично происходить из средств сотрудника, он не посчитает, что его права нарушены.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
|
Название документа |
Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
Несколько слов о финансировании расходов на оплату услуг связи
Согласно пп. «д» п. 20 Положения № 640 затраты на приобретение услуг связи включаются в состав нормативных затрат на общехозяйственные нужды на оказание государственных услуг в рамках государственного задания. Следовательно, расходы на услуги связи могут полностью или частично покрываться за счет средств субсидии, предоставляемой учреждению на выполнение госзадания.
Отметим, если затраты на услуги связи финансируются за счет средств субсидии не в полном объеме, недостающую разницу учреждение покрывает с помощью собственных доходов, то есть за счет средств от приносящей доход деятельности.
Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами
Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.
Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов. Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом. То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.
Мобильная связь на предприятиях и расходы на нее
Работодатель в обязательном порядке должен вести учет затрат, связанных с покупкой аппаратов для сотовой связи в целях использования их в процессе трудовой деятельности на предприятии (организации). Проводка затрат в бухгалтерских, а также налоговых документах зависит от снижения ценности вещи, в данном случае — аппарата в процессе износа.
Пример. Телефоны стоимостью выше 40 тысяч рублей, придется отнести к основным фондам. Тогда на них будет насчитываться амортизация, которая, в свою очередь, будет покрывать расходы на его обслуживание. Это необходимо для того, чтобы аппарат всегда использовался по назначению.
Расходы обязательно должны оформляться как положено в документах предприятия (организации). Что касается бухгалтерии, то тут расходы, которые пошли на покупку самих аппаратов, а также сим-карт относят к статье ПБУ 6/01. Их ставят в статьи расходов (на баланс обычных или прочих) по стоимости покупки и минус НДС. Если первоначальная стоимость телефонов не больше 40 тысяч рублей, то по статье №254 НК, их относят к расходам материальным.
В них еще включают подключение абонента и оплату разговоров.
Затраты на покупку телефонов-мобильников нужно оформить, подкрепить документами, а также квитанциями об оплате. Об этом сказано в статьях №252, №346.16 НК РФ. В свою очередь работодатель должен разработать документы для ведения учета своих основных фондов, а также материальных и технических резервов. Как руководство используются в данном случае постановления №71а и №7 от 30/10/1997г. и 21/01/2003г. соответственно.
Для подтверждения оснований, на которых выплачиваются компенсации сотрудникам на мобильную связь, придется выполнить определенные действия (согласно писем Минфина №03-03-06/2/178 и Минздравсоцразвития №2538-19 от 2010г.):
Нужно:
- утвердить список сотрудников, которым требуется связь для решения задач на производстве в процессе трудовой деятельности;
- разработать и утвердить правила использования служебных телефонов.
Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 60
– отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).
Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).
Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:
Дебет 60 Кредит 51
– оплачены услуги мобильной связи.
Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с оператором мобильной связи с помощью карты экспресс-оплаты?
Если организация рассчитывается с оператором связи с помощью карт экспресс-оплаты, в учете нужно показать разницу между реальной и номинальной стоимостью карты. Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи. При выдаче аванса на покупку карты в учете сделайте запись:
Дебет 71 Кредит 50
– выдан аванс на покупку карты экспресс-оплаты (на основании расходного кассового ордера).
После того как карта будет активирована и сотрудник представит авансовый отчет, в учете нужно сделать две проводки:
Дебет 60 Кредит 71
– оплачены услуги оператора мобильной связи (на сумму номинальной стоимости карты);
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 71
– отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты (на разницу между реальной и номинальной стоимостью карты).
Пример отражения в бухучете расчетов с оператором мобильной связи с помощью карт экспресс-оплаты
Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев включен в состав сотрудников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет организации. Должностной инструкцией Кондратьева предусмотрено использование мобильной связи для исполнения служебных обязанностей.
В марте Кондратьев находился в командировке. Для проведения срочных телефонных переговоров он приобрел карту экспресс-оплаты услуг мобильной связи. Номинальная стоимость карты – 500 руб. При ее покупке Кондратьев заплатил продавцу 520 руб.
По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету использованную карту и кассовый чек на сумму 520 руб.
В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:
Дебет 60 Кредит 71 – 500 руб. – оплачены услуги оператора мобильной связи;
Дебет 26 Кредит 71 – 20 руб. – отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты;
Дебет 71 Кредит 50 – 520 руб. – возмещен сотруднику перерасход по авансовому отчету.
Если работодатель не возмещает такие расходы
Использование личного имущества подчиненных в рабочих целях, предполагает предоставление компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ. При этом статья 235 трудового законодательства гласит о том, что работодатель обязан полностью возместить причиненный ущерб (при наличии). В основе расчета размера компенсации лежат рыночные цены, действующие на территории региона в период причинения материального вреда. Если сотрудник не возражает, работодатель может предложить натуральную форму возмещения – ремонт или замену испорченного имущества.
Порядок и срок компенсации телефонных переговоров должна быть определен и зафиксирован соглашением сторон. Информацию следует отразить письменно, например, в трудовом договоре, дополнительном соглашении и т.д.
Если работодатель не согласен компенсировать расходы, связанные с использованием личного мобильного тарифа на нужды организации, то он должен обеспечить подчиненных корпоративной связью. Не соблюдение условий соглашения о возврате трат можно обжаловать в судебном порядке.
Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.
Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.
Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.
Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).
Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.
По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.
Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).
Звоним по праздникам
Еще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам?
В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
|
Название документа |
Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
Кому положены гранты и как получить деньги
Екатерина Мирошкина
экономист
Профиль автора
Правительство утвердило программу господдержки малого и среднего бизнеса из-за нового локдауна. Компании из реестра МСП смогут получить по одному МРОТ на каждого работника и не возвращать эти деньги. Господдержка положена только пострадавшим отраслям. Подать заявление можно онлайн с 1 ноября, а деньги тратить как угодно.
Вот главное об этой программе: кто и как сможет получить деньги.
Разбираемся, как начинать и доводить до конца масштабные задачи Покажите!
Такая программа уже работала в 2020 году. Это новый этап, но условия изменились. Сейчас эта господдержка называется субсидией на нерабочие дни. Есть еще на карантин — это зависит от региональных ограничений.
Гранты положены организациям и ИП, которые соответствуют таким требованиям:
- Получатель есть в реестре МСП на 10 июля 2021 года.
- Основной код по ОКВЭД — в списке пострадавших отраслей на 10 июля. Право на субсидию, например, имеют кинотеатры, музеи и выставочные залы, гостиницы, зоопарки, санатории, стоматологические клиники, химчистки, салоны красоты, организации, которые работают в сфере фитнеса, туризма, общепита, пассажирского транспорта, дополнительного образования, ремонта компьютеров. Полный перечень — в приложении № 5.
- Долг по налогам на 1 июля не превышает 3000 Р.
- Не начата Процедура ликвидации или банкротства.
Для социально ориентированных некоммерческих организаций — отдельные условия: достаточно быть в реестре пострадавших СОНКО или в общем реестре на 1 июля 2021 года, независимо от отрасли. И тоже без ликвидации, банкротства и долгов по налогам на сумму более 3000 Р.
Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление , страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.
НДФЛ начисляется и в тех случаях, когда был оформлен договор аренды мобильного. К примеру, за аренду сотового телефона работодатель платит 500 рублей. Сотруднику за пользование услугами связи выплачивается фиксированная сумма размером 1 500 рублей. В данном случае облагаться НДФЛ и страховыми взносами будет сумма в 500 рублей. НДФЛ составит 65 рублей (исходя из ставки 13%).
ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.
Документы для подтверждения расходов на сотовую связь
Любая статья расходов должна быть документально подтверждена, тем более, такая «неосязаемая» как компенсация за сотовую связь. Для правомерного учета затрат, связанных с ее оплатой, Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 сформировал следующий перечень необходимой документации.
|
Название документа |
Что должно быть прописано |
| Приказ руководителя организации | Список должностей, работа по которым предполагает частые телефонные звонки. Здесь также может быть включен список сотрудников, которым полагается данная компенсация |
| Должная инструкция работника | Обоснование необходимости пользования сотовой связью |
| Трудовой договор и доп. соглашение к нему | Может быть прописаны условия и порядок выплаты компенсации, либо указана фиксированная сумма за пользование работником сотовой связи. |
| Договор с оператором сотовой связи и детализация счетов | Договор на имя работника, а также полная детализация счетов, исключающая включение в расчет компенсационных выплат личных разговоров сотрудника. |
При наличии всех необходимых первичных документов, подтверждающих расходы на услуги мобильной связи, организация может включить такие расходы в состав расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.).
В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.
Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:
1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;
2) сумма расхода может быть определена;
3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.
Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность (п. 16 ПБУ 10/99).
Приведем примеры, каким образом отражаются на счетах бухгалтерского учета расходы на мобильные телефоны и сотовую связь.
|
Пример 1 |
Организация торговли ООО «Контакт» приобрела для своего сотрудника мобильный телефон и sim-карту за 17 700 руб. (в том числе НДС – 18%). Дебет 60 Кредит 51 – 17 700 руб. – уплата за мобильный телефон для сотрудника включена в состав расходов на продажу; Дебет 10 Кредит 60 – 15 000 руб. – поступление (оприходование) мобильного телефона с SIM-картой на склад организации; Дебет 44 Кредит 60 – 15 000 руб. – телефон поступил в эксплуатацию; Дебет 19 Кредит 60 – 2 700 руб. – отражен налог на добавленную стоимость; Дебет 68 Кредит 19 – 2 700 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по мобильному телефону. |
|
Пример 2 |
Согласно выставленному счету оператора сотовой связи расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%). В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи: Дебет 60 Кредит счета 51 – 7 080 руб. – произведена ежемесячная оплата за услуги мобильной связи; Дебет 44 Кредит 60 – 6 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг мобильной связи; Дебет 19 Кредит 60 – 1 080 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи; Дебет 68 Кредит 19 – 1 080 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи. |
|
Пример 3 |
Согласно выставленному счету оператора сотовой связи, расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%). Работник использует для работы личный мобильный телефон. Приказом руководителя организации установлен лимит расходов на мобильные переговоры – 5 900 руб. (в том числе НДС – 18%). Стоимость личных переговоров сотрудников организации составляет 1 180 руб. (7 080 руб. – 5 900 руб.). Эта сумма удерживается из зарплаты сотрудников. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи: Дебет 44 Кредит 60 – 5 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг связи согласно установленному приказом руководителя лимиту (5 900 руб. – 5 900 руб. x 18% /118% = 5 900 руб. – 900 руб.); Дебет 19 Кредит 60 – 900 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи; Дебет 68 Кредит 19 – 900 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи; Дебет 60 Кредит 51 – 7 080 руб. – оплачены переговоры по мобильным телефонам ООО «Контакт»; Дебет 73 Кредит 60 – 1 180 руб. – отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных сотовых телефонов предприятия; Дебет 70 Кредит 73 – 1 180 руб. – удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров, превышающих установленный лимит (Дебет 50, 51 Кредит 73, если отражается внесение в кассу или на расчетный счет фирмы суммы, подлежащей перечислению за услуги оператору сотовой связи). |