Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить 6 НДФЛ при закрытии ИП в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как было сказано выше, теперь в 6-НДФЛ в виде приложения включены данные справки 2-НДФЛ. Порядок заполнения этого приложения по окончании 2021 года практически такой же, как и в прошлом году, хотя есть и небольшие изменения.
В отношении ликвидационной декларации при закрытии ИП на УСН назвать точный срок сдачи отчетности невозможно, поскольку закон не рассматривает конкретно ситуацию ликвидации. Обратив внимание на статью НК 264.23, мы увидим только следующие периоды:
- В общий срок до 30 апреля ежегодно отчетность должны подавать действующие индивидуальные предприниматели.
- В срок до 25 числа в следующем месяце отчитываются ИП, которые принимают решение добровольно уйти с УСН на другой налоговый режим.
- В период до 25 числа следующего квартала декларацию сдают предприниматели, потерявшие право использовать упрощенный режим (когда доходы или штат работников превысили лимиты).
Вариант с закрытием ИП не рассматривается. Но, на УСН работает огромное количество ИП и при ликвидации у большинства появляются вопросы о сроках. По этой причине свои разъяснения о сроках предоставили государственные органы, однако мнения разных ведомств не сводятся к единому. Так, ФНС полагает, что закрытие ИП — стандартная процедура и бизнесмен может отчитываться в общие сроки (в следующем году до 30 апреля, как и действующие субъекты). Но, Министерство Финансов озвучивает другую информацию: по мнению ведомства, ликвидация схожа с добровольным отказом от упрощенки, а значит отчетность нужно сдать уже в следующем месяце, до 25 числа.
Кому верить и как отчитаться правильно? По мнению ФНС, ликвидационная декларация при закрытии ИП на УСН может подаваться в более поздний период, однако не известно наверняка, чьей позиции будет придерживаться конкретная регистрирующая инспекция. Если предположить, что ИФНС руководствуется рекомендациями Минфина, ИП может опоздать с отчетностью, прислушавшись к позиции налогового органа. Поэтому, мы рекомендуем ориентироваться на ранний срок или запрашивать в своей инспекции письменное разъяснение по периодам сдачи декларации УСН при закрытии ИП.
Какие еще отчеты подает ИП при ликвидации:
- 3-НДФЛ при закрытии сдается только, если предприниматель имеет доход вне бизнеса. Отчетность сдается при продаже имущества или утрате права на использование УСН.
- Отчет РСВ в страховые фонды подается только, если у ИП есть работники. Его нужно сдать до момента ликвидации.
- Ликвидационный отчёт в ФСС направляется также до снятия с учета.
- Также при наличии работников предприниматели сдают формы СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М (до ликвидации).
Приложение (бывшая справка 2-НДФЛ)
Приложение к форме 6-НДФЛ содержит сведения о доходах и суммах налога физических лиц за год. Заполняется оно в отношении каждого человека отдельно и заменяет справку 2-НДФЛ.
Прежде всего нужно указать уникальный порядковый номер справки и номер корректировки «00», если она не производится. Если подаётся корректировка, указывается номер первичной справки и номер корректировки «01», «02» и т.д. Если нужно аннулировать ранее поданные данные, указывается номер корректировки «99».
Далее в справке идут четыре раздела и Приложение. Рассмотрим их заполнение.
Закрытие ИП с сотрудниками
Если ИП работал с наемными сотрудниками в штате, процедура закрытия становится несколько сложнее. Требуется действовать по следующей схеме.
Сначала нужно решить вопрос с работниками. Это касается расчетов, а также подачи отчетов и уплаты взносов за каждого из них. По каждому из сотрудников должен быть подготовлен пакет бумаг. Требуется издать приказ о прекращении трудового договора, потом вносится запись в трудовые книжки по аналогии со сделанной в приказе. Следующий шаг — добавление записи в личную карточку работника. Требуется представить ее для ознакомления самому сотруднику с последующей простановкой подписи. В день увольнения каждый работник должен получить комплект документации: СЗВ-СТАЖ, справку 2-НДФЛ, СТД-Р, трудовую книжку. Важно также своевременно начислить сотрудникам заработную плату, компенсацию за неиспользованные отпускные дни.
Потом нужно снять с учета кассовую технику. Дальше решается вопрос с контрагентами и прочие дела.
О сроках сдачи ликвидационной декларации при закрытии ИП на УСН ведется много споров, поскольку в законе точно не установлен данный период. Если обратить внимание на налоговый кодекс, в статье 346.23 содержатся только такие сроки сдачи отчетности:
- Действующие предприниматели должны подавать декларацию за прошедший год до 30 апреля,
- Те ИП, которые отказываются от упрощенки в пользу другого налогового режима в добровольном порядке, подают декларацию до 25-го числа в следующем месяце,
- Бизнесмены, которые потеряли право использования УСН должны отчитаться до 25-го числа в следующем квартале.
Существуют разные мнения в отношении сроков подачи ликвидационной декларации при закрытии ИП на УСН, поскольку в законе точного срока для такой ситуации не указано. В первую очередь, предприниматель ориентируется на статью 346.23 налогового кодекса, которая определяет сроки сдачи отчетности таким образом:
- ИП, ведущие бизнес на упрощенке, подают декларацию до 30 апреля года, следующего за отчетным,
- Предприниматели, переходящие с упрощенки на другой налоговый режим, отчитываются в следующем месяце после подачи заявления, до 25-го числа,
- ИП, нарушившие условия работы по упрощенке и потерявшие право на ее применение, отчитывается до 25-го числа следующего квартала.
- То есть, срока конкретно для закрывающей декларации при ликвидации не указано. Однако упрощенку применяют очень многие бизнесмены и вопрос сроков сдачи отчетности всегда всплывает. Чтобы на него ответить, необходимо изучить позиции государственных органов, однако они не единогласны. Например, ФНС предлагает ориентироваться на общие сроки, как для действующих предпринимателей. Минфин в то же время уверен, что ликвидация схожа с ситуацией добровольного отказа от УСН, а значит ведомство предлагает сдавать отчёт до 25-го числа в следующем месяце.
Форма 6-НДФЛ с 2023 года
Форма 6-НДФЛ в 2023 году изменится. В нынешнем отчете два раздела. В них внесут дополнения.
Первый Раздел содержит информацию о сроках и суммах платежей за отчетный квартал. Со следующего года в него добавят четыре строки для сведений по срокам перечисления налога в каждом периоде. Например, за 1 квартал строки отчета заполняются так:
- в 021 нужно отразить сумму НДФЛ, исчисленную в период с 1 по 22 января;
- в 022 — в период с 23 января по 22 февраля;
- в 023 — в период с 23 февраля по 22 марта;
- в 024 — в период с 23 по 31 декабря.
Со следующего года подавать отчет нужно по новым срокам:
- отчеты по итогам кварталов будут сдавать до 25 числа месяца, идущего за отчетным периодом;
- 6-НДФЛ по итогам года нужно подать до 25 февраля года, следующего за отчетным.
Штрафные санкции за нарушения сроков подачи или правил оформления 6-НДФЛ
Правильное составление и своевременная подача любой обязательной отчетности – одной из условий ведения успешного бизнеса. Данное правило полностью применимо по отношению к 6-НДФЛ.
За нарушения требований в части сроков подачи или правил оформления документа отчета предусмотрены следующие виды санкций:
- при несвоевременном предоставлении отчета – штраф в размере 1 тыс. руб. за каждый месяц просрочки, не важно – полный или неполный;
- в случае просрочки продолжительностью более 10 суток – в качестве дополнительного наказания осуществляется блокировка расчетного счета ИП или ООО;
- при указании ошибочных сведений – штраф на сумму 500 руб. за каждый недостоверный отчет в бумажном формате и 200 руб. за документ в электронном виде.
Отчетность закрытого ИП на ЕНВД
Декларация сдается в обычные сроки – не позднее 20 числа после квартала, в котором был ликвидирован статус ИП, но никто не мешает сделать это раньше, прямо перед закрытием, тем более что скорее всего в налоговой так и попросят сделать.
Налог рассчитывается исходя из количества календарных дней с начала отчетного периода до прекращения деятельности.
Нужно ли сниматься с учета как плательщик ЕНВД– вопрос спорный. По логике нет, ведь человек совсем перестает быть предпринимателем, а не просто прекращает деятельность именно на ЕНВД. Не может же он быть плательщиком ЕНВД, если уже не в статусе предпринимателя.
Однако на практике во многих ИФНС считают, что сниматься с учета надо. Спокойнее будет узнать позицию своей инспекции ФНС по этому вопросу.
Только не подавайте ЕНВД-4 слишком рано, иначе может случиться так, что будете числиться на ОСНО какое-то время, и появится обязанность подготовить еще декларации 3-НДФЛ и НДС за те дни, когда в качестве плательщика ЕНВД уже снялись с учета, а ИП еще не закрыли.
Особенности заполнения 6 НДФЛ у ИП
Разделы 1 и 2 формы заполняются в обычном порядке. Первый раздел заполняется нарастающим итогом с начала года, второй раздел – поквартально. Если ИП производил выплаты физлицам только в первом квартале, он сдает 6 НДФЛ по всем отчетным периодам в течение года (1-й квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В этом случае в отчете за I квартал заполняются 1 и 2 разделы. Во всех последующих отчетах раздел 2 остается пустым (т.к. больше выплат не было), а сведения раздела 1 остаются прежними.
Изменения касаются заполнения титульного листа, а именно территориального местонахождения налоговой инспекции, в которую ИП должен сдать 6 НДФЛ.
Юридическим адресом ИП считается его прописка. Поэтому ИП сдает отчет в налоговую инспекцию по месту своего жительства, даже если у него есть работники, которые выполняют свою трудовую деятельность в других регионах страны.
Однако здесь есть исключения. Это предприниматели, работающие на основании патента или применяющие ЕНВД. Куда сдавать 6 НДФЛ ИП в этом случае? При применении этих спецрежимов, НДФЛ удерживается и перечисляется по месту ведения деятельности.
В зависимости от системы налогообложения в графе “по месту нахождения” проставляется следующие виды кода:
- 120 – для ИП на УСН или ОСНО;
- 320 – для ИП на ЕНВД или патенте.
Образец заполнения бланка, при применении упрощенки.
Пример правильного оформления 6-НДФЛ
Проще всего понять, как следует заполнять отчет по форме 6-НДФЛ, на конкретном примере. Далее приводятся сведения, которые необходимо включить в документ в соответствии с описанными выше правилами. Для удобства восприятия информации некоторые цифры округлены.
Код отчетного периода – 34.
Численность персонала – 15 человек (стоит отметить, что в этом случае до 2020 года допускается подача как бумажной, так и электронной отчетности по подоходному налогу).
Данные за год в целом:
- общая сумма начисления ЗП, премий, пособий по временной нетрудоспособности и отпускных – 9,285 млн. руб.;
- размер предоставленных вычетов – 43,2 тыс. руб.;
- общая величина НДФЛ – 1,201 млн. руб. (в реальном расчете требуется указать сумму с точностью до рубля);
- НДФЛ начислен и уплачен в бюджет в полном объеме, за минусом подоходного налога (100,1 тыс. руб.) с зарплаты за декабрь (770 тыс. руб.);
- дополнительно в октябре удержан подоходный налог в размере 92 тыс. руб. с сентябрьской ЗП (715 тыс. руб.) с учетом вычета (7,2 тыс. руб.);
- в целом за год начислен подоходный налог на сумму 1,193 млн. руб. (результат следующих вычислений: 1,201 – 0,1001+0,092).
Информация за отчетный период — 4-й квартал:
- 5 октября – выдана зарплата за сентябрь (715 тыс. руб.) Удержан подоходный налог (92 тыс. руб.) НДФЛ перечислен в полном объеме за минусом предоставленного налогового вычета — 7,2 тыс. руб.;
- 2 ноября – выдана зарплата за октябрь (715,2 тыс. руб.) Удержан и заплачен НДФЛ в полном объеме, составляющем 92,98 тыс. руб.;
- 2 ноября – выплачена премия за предыдущий месяц (200 тыс. руб.) Начислен и уплачен НДФЛ (26 тыс. руб.);
- 2 ноября – выплачены отпускные (8,5 тыс. руб.) НДФЛ (1,1 тыс. руб.) начислен и уплачен в бюджет;
- 19 ноября – выплачено пособие по временной нетрудоспособности (больничный лист с 12 ноября по 15 ноября) в размере 6,5 тыс. руб. Подоходный налог (0,8 тыс. руб.) удержан и уплачен в бюджет;
- 5 декабря – выплачена зарплата за ноябрь (705 тыс. руб.) НДФЛ (91,7 тыс. руб.) удержан и перечислен в бюджет в полном объеме.
Некоторые нюансы заполнения отчета 6-НДФЛ в приведенном примере:
- последний срок подачи документа – 1 марта 2020 года;
- октябрьские выплаты (премия и зарплата) заносятся в единый блок строк 100-140, так как все связанные с ними даты, важные для учета, учета совпадают;
- зарплата за декабрь в расчет не включена, так как выплачивается в следующем году. Поэтому данные будут отражены в 6-НДФЛ за 1 квартал 2020 года.
ВАЖНО. Внести приведенные выше цифры в бланк отчета 6-НДФЛ не составляет труда. Главное при этом – четко понимать принципы составления документа и помнить требования к его оформлению.
Организационные нарушения.
К так называемым организационным нарушениям отнесены такие нарушения, как несоблюдение сроков представления формы 6-НДФЛ, способа представления, представление расчета в случае наличия обособленного подразделения не по его месту нахождения и др.
Нарушение срока представления формы 6-НДФЛ. Как показывает практика, нарушение сроков представления отчетности все еще случается. Напомним, что расчет по форме 6-НДФЛ за I квартал, полугодие, девять месяцев представляется в налоговый орган не позднее последнего дня месяца, следующего за соответствующим периодом, за год – не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).
За нарушение сроков представления формы 6-НДФЛ предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере 1 000 руб. за каждый полный и неполный месяц начиная со дня, установленного для представления расчета (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Кроме этого, в случае непредставления расчета по форме 6-НДФЛ в течение десяти дней по истечении установленного срока представления такого расчета руководителем (заместителем руководителя) налогового органа принимается решение о приостановлении операций налогового агента по его счетам в банке и переводов его электронных денежных средств (п. 3.2 ст. 76 НК РФ).
Представление формы 6-НДФЛ на бумажном носителе вместо электронного. Налоговый агент при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде более 25 человек, обязан представить в налоговый орган расчет по форме 6-НДФЛ в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 230 НК РФ).
Ошибки при заполнении КПП и ОКТМО. Расхождения кодов ОКТМО в расчетах и уплаты НДФЛ влекут появление необоснованной переплаты и недоимки (п. 7 ст. 226 НК РФ).
Если при заполнении расчета по форме 6-НДФЛ налоговым агентом допущена ошибка в части указания КПП или ОКТМО, то при обнаружении данного факта налоговый агент должен представить в налоговый орган по месту учета два расчета по форме 6-НДФЛ:
- уточненный расчет к ранее представленному с указанием соответствующих КПП или ОКТМО и нулевыми показателями всех разделов расчета;
- первичный расчет с указанием правильного КПП или ОКТМО.
Нюансы заполнения и сдачи 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения
Начнем с определения обособленного подразделения (ОП), которое поможет понять его статус и рамки деятельности. Ст. 55 ГК РФ к этой категории относит филиалы и представительства фирмы. Не являясь юрлицами, они указываются в ЕГРЮЛ, действуют по доверенности от головного предприятия и расположены вне места его нахождения.
Представительства представляют интересы головной компании и отстаивают их, филиалы же могут выполнять рабочие функции головного предприятия, а также представительств. И те, и другие могут открывать свои расчетные счета, вести самостоятельный бухучет, соответственно и отчитываться по выплатам сотрудникам. Подробнее об обособленных подразделениях читайте здесь.
Отчет 6-НДФЛ необходимо представлять отдельно по каждому подразделению. Форма головного офиса сдается в ИФНС, где компания зарегистрирована, отчеты по ОП – в ИФНС по месту их нахождения. Например, головная фирма, имеющая 3 подразделения, должна подать 4 отчета – на себя и каждое ОП, даже если все они состоят на учете в одной инспекции.
Оформить 6-НДФЛ по ОП необходимо, если за отчетный период выплачены доходы в пользу работников ОП и лиц, заключивших договоры ГПХ с ОП. Сдается отчет по месту нахождения подразделения. По всем остальным выплатам, в т.ч. в пользу работников головной копании – по месту нахождения юрлица.
Что изменилось:
Спешим вас порадовать: заполнять раздел теперь будет намного проще.
Из него убрали: даты фактического получения дохода, даты удержания налога и суммы фактически полученного дохода.
Теперь в нем указывают:
- по строке 010 – КБК по налоговой ставке, по которой заполняют раздел;
Важно: если НДФЛ удерживали по разным ставкам, то для каждой нужно сформировать свой раздел 1.
- по строке 020 – общую сумму налога, которую удержали со всех физлиц за последние три месяца отчетного периода по ставке из строки 010.
Дальше идут блоки из строк 021 и 022. По строке 021 – указывают срок перечисления налога, а по строке 022 – его сумму.
Число заполненных блоков из строк 021-022, зависит от количества доходов, налоги с которых перечисляют в разные сроки. Например: заработная плата, вознаграждение по договорам ГПХ.
В раздел добавили строку 030 и блок строк 031-032.
Что изменилось:
В разделе тоже появилась отдельная строка для КБК — строка 105.
Важно: По аналогии с разделом 1, если НДФЛ удерживали по разным ставкам, для каждой формируем свой раздел 2.
Добавили детализацию к строке сумма дохода (строка 110). Если в старой форме выделяли только дивиденды (в новой форме это строка 111), то теперь дополнительно:
- по строке 112 нужно указать суммы дохода по трудовым договорам;
- по строке 113 – суммы дохода по договорам ГПХ.
Убрали поля для отражения итоговых сумм по всем ставкам. Теперь поля раздела заполняют нарастающим итогом по всем физлицам в рамках каждой налоговой ставки.
Сведения вносят так:
- по строке 120 указывают общее количество физических лиц, которые получили доход;
- по строке 130 – сумму вычетов;
- по строке 140 – сумму исчисленного налога;
- по строке 141 – отдельно показывают сумму налога с дивидендов;
- по строке 150 – сумму фиксированных платежей для иностранцев на патенте;
- по строке 160 — сумму удержанного налога;
- по строке 170 — сумму налога, не удержанную налоговым агентом;
- по строке 190 — сумму налога, которую вернули налогоплательщикам.