Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как вести учет доходов и расходов ИП при УСН без кассы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтерия для ИП на УСН значительно проще, т.к. необходимо сдать всего одну налоговую декларацию в год. Срок отчётности ИП на УСН в 2023 году без работников — 25 апреля, а налог, за вычетом авансов, надо уплатить не позже 28 апреля за предыдущий год.
Что такое книга учета доходов и расходов
Предоставление налоговой отчетности в Российской Федерации носит декларативный характер. Если сильно упростить, это выглядит так: предприниматель показывает свои доходы, самостоятельно считает налогооблагаемую базу и вносит сведения в налоговую декларацию. Документ сдается в ФНС по окончанию каждого отчетного периода, после чего в бюджет уплачивается сумма налога. Сведения принимаются “как есть”, то есть на веру, но лишь до очередной проверки.
При упрощенке, которая наиболее популярна у большинства розничных продавцов, сведения в декларацию вносятся из другого документа — книги учета доходов и расходов (далее — Книга). Она ведется на протяжении всего года. Получается, что КУДиР — основной учетный документ, отражающий финансовую деятельность индивидуального предпринимателя или юридического лица.
Итак, КУДиР — то бухгалтерский документ, который должны вести все предприниматели на упрощенке для учета полученных доходов и фиксации расходов.
Штрафы за нарушение законодательства в части ведения книги доходов и расходов
Штрафные санкции зависят от тяжести нарушения и тех последствий, которые повели за собой отсутствие или неправильное заполнение книги доходов и расходов. Вариантов несколько:
- индивидуальный предприниматель или юридическое лицо не предоставили КУДиР по требованию налоговых органов. За такое нарушение предусмотрено предупреждение или минимальный штраф — 200 рублей. Это в том случае, если документ, впоследствии, “нашелся” и был показан налоговикам;
- Книги учета доходов и расходов не оказалось при проведении выездной проверки, о которой предприниматель был извещен заранее (в установленном порядке, с уведомлением). Здесь сумма куда серьезнее — придется заплатить в казну 10 тысяч рублей;
- в случае, когда книга не велась более одного года, наказание составит до 30 тысяч рублей;
- если контролирующим органам удалось доказать, что сведения, отраженные в Книге, помогли незаконно занизить налогооблагаемую базу, предприниматель должен будет оплатить штраф в размере 20 процентов от неоплаченной суммы налога, но не менее 40 тысяч рублей.
Как выбрать объект налогообложения?
Предприниматели сами решают, какой объект выбрать и указывают это в уведомлении о переходе на упрощенную систему налогообложения.
Выбор делают не раз и навсегда — с начала календарного года можно поменять один объект на другой.
Выбора нет только у участников договоров простого товарищества и доверительного управления имуществом — они могут применять только объект «Доходы минус расходы».
Какой объект для вас лучше — «Доходы» или «Доходы минус расходы» зависит от соотношения выручки и затрат в вашем бизнесе.
Понятно, что в разные периоды может быть по-разному, но нужно высчитать примерное соотношение. Если затраты не будут превышать 60% в общей доле выручки, то лучше остановиться на объекте «Доходы». При больших затратах становится выгодным объект «Доходы минус расходы».
Помимо этого, нужно быть уверенными, что все расходы можно будет документально подтвердить, потому что неподтвержденные расходы налоговая инспекция не примет.
Если большие расходы предстоят только на начальном этапе бизнеса (например, будет закупаться оборудование, мебель для офиса, инструменты и т.д.), то выгоднее сначала выбрать объект «Доходы минус расходы», а со следующего года перейти на «Доходы».
При небольших оборотах до 500 тысяч рублей в год всегда выгоднее объект «Доходы», т.к. в этом случае весь налог покрывается за счет фиксированных страховых платежей ИП за себя.
Чтобы выбрать, какой объект налогообложения выгоднее, нужно знать примерный уровень предстоящих доходов и расходов.
Ведение Книги учета доходов и расходов ИП
Пунктом 4 Порядка учета определено, что учет доходов и расходов и хозяйственных операций ведется ИП путем фиксирования в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя операций о полученных доходах и произведенных расходах в момент их совершения на основе первичных документов позиционным способом. В п. 14 Порядка учета определено, что в доход включаются все поступления от реализации товаров, выполнения работ и оказания услуг, а также стоимость имущества, полученного безвозмездно (смотрите также письмо Минфина России от 18.04.2016 № 03-04-05/22206).
При этом, как указано в письме Минфина России от 30.06.2016 № 03-04-05/38420, следует руководствоваться исключительно положениями главы 23 “Налог на доходы физических лиц” НК РФ. Здесь же Минфин России отмечает, что глава 23 НК РФ не использует такие понятия, как “кассовый” метод или метод “начисления”, поскольку в ней предусматривается особый порядок учета доходов и расходов в целях исчисления НДФЛ (смотрите также решение ВАС РФ от 08.10.2010 № ВАС-9939/10, которым признан несоответствующим НК РФ и недействующим п. 13 Порядка учета, предусматривавший применение кассового метода при отражении в Книге учета доходов и расходов ИП.
Относительно первичной документации по учету кассовых операций отметим, что не являются обязательными к применению, в частности:
– унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций, утвержденные в свое время постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132. Это формы “КМ” (п. 7 письма Минфина России от 03.08.2017 № 03-01-15/49813, письма Минфина России от 04.04.2017 № 03-01-15/19821, от 01.06.2017 № 03-01-15/34152, письмо ФНС России от 03.04.2017 № ЕД-4-20/6181@ “О мотивации налогоплательщиков к переходу на новый порядок применения ККТ”);
– Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, установленные письмом Минфина России 30.08.1993 № 104 (далее – Типовые правила) (письмо Минфина России от 21.07.2017 № 03-01-15/46715).
Заметим, что указанные документы признаются Минфином России необязательными к применению в силу того, что были приняты (разработаны) в соответствии со ст. 3 Закона РФ от 18.06.1993 № 5215-1 “О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением”, который утратил силу в связи с принятием Закона № 54-ФЗ. По этим же основаниям не является обязательным к применению (ведению, заполнению) журнал (или книга) кассира-операциониста (форма КМ-4), во всяком случае, при использовании онлайн-ККТ.
По общему правилу согласно ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” (далее – Закон № 402-ФЗ) все формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Основные требования к первичным документам, которыми подтверждаются хозяйственные операции, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности ИП, приведены в п.п. 9-12 Порядка учета. Во многом они схожи с обязательными реквизитами первичного документа, принимаемого к учету, приведенными в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Выше мы уже упоминали, что в силу п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона № 402-ФЗ, индивидуальным предпринимателям предоставлено право не вести бухгалтерский учет в соответствии с названным законом (распространение на ИП отдельных положений Закона № 402-ФЗ в данном случае мы не рассматриваем). При этом, однако, следует помнить, что обязательными к применению остаются формы, используемые в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (кроме Закона № 402-ФЗ). То есть если использование унифицированных форм предусмотрено, в частности Законом № 54-ФЗ, то они также обязательны к применению (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Обратившись к п. 2.2.3 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (утверждены письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5), найдем, что сумма розничного товарооборота определяется по сумме выручки за реализованные товары. Выручка же рассчитывается как разность между показаниями сумм ККМ (ККТ) на конец и начало дня по каждому структурному подразделению.
Как указано в абзаце 1 Общих требований к порядку заполнения Книги учета, она заполняется непосредственно в момент совершения операции. При этом для ИП, осуществляющих реализацию товаров (работ, услуг) с применением контрольно-кассовых машин (ККТ), разрешается заполнение Книги учета по окончании рабочего дня.
Заметим, что аналогичное, по сути, положение предусмотрено в абзаце 2 п. 4.1 Указаний № 3210-У: кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем 27 ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ, где, собственно, дано определение “фискальным документам”. В этой части, полагаем, следует выделить такой из фискальных документов, как отчет о закрытии смены (п. 4 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ).
В целом положения Закона № 54-ФЗ не требуют обязательной распечатки документов, формируемых при применении онлайн-ККТ. Однако одним из требований, предъявляемых к контрольно-кассовой технике, являются (п. 1 ст. 4 Закона № 54-ФЗ):
– наличие устройства для печати фискальных документов может находиться вне корпуса контрольно-кассовой техники в пределах корпуса автоматического устройства для расчетов;
– сама возможность обеспечения печати фискальных документов, в том числе указанного выше отчета.
Таким образом, по нашему мнению, формировать показатели Книги учета можно на основании отчета о закрытии смены или иного фискального документа, содержащего все реквизиты, предусмотренные в п.п. 9-12 Порядка учета. При этом отметим, что в строгом понимании первичными документами в Законе № 54-ФЗ названы лишь бланк строгой отчетности и кассовый чек (абзацы 5, 9 ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ). То есть как таковой отчет о закрытии смены не является первичным документом, что может повлечь составление на его основе полноценного с точки зрения Порядка учета первичного документа для целей формирования Книги учета, содержащего все реквизиты, предусмотренные в п.п. 9-12 Порядка учета.
Поэтому отражать выручку от розничной торговли в Книге учета доходов и расходов ИП может на основании фискальных документов (их распечатанных версий) или самостоятельно определенных ИП для таких целей первичных документов, составленных на основании фискальных документов (в частности на основании отчета о закрытии смены).
ИП на УСН с использованием онлайн касс
Использование ИП онлайн касс в 2023 году обязательно и для предпринимателей, имеющих отсрочку в связи с применением специальных режимов, включая УСН. Начиная с 1 июля 2023 года отсрочка закончена и для ИП, не имеющих в штате наемных сотрудников. Условия использования ККТ:
- ИП на УСН должен применять в работе оборудование, соответствующее реестру и зарегистрированное в ИФНС.
- Техника должна иметь заводской номер и фискальный накопитель.
- Оборудование позволяет передавать данные ОФД, печатать двухмерный код на чеке.
- Техника должна иметь таймер, функции формирования текущей отчетности, поиска документа и другие важные настройки.
Фискальные данные позволяют получить информацию о кассовых чеках, включая документы с внесением коррекций, об отчетности, данных об открытии и закрытии смены и других формах.
ИП, ведущим деятельность в труднодоступных районах, разрешено не применять ККТ нового образца. В условиях нестабильной работы Интернет или при его отсутствии функционирование онлайн касс невозможно. По требованию покупателей ИП обязаны выписать документ, содержащей обязательные реквизиты. Перечень отдаленных регионов определяется региональными актами.
КУДиР: что это такое и кому это нужно
Книга учёта доходов и расходов (сокращённо КУДиР) — документ, фиксирующий хозоперации некоторых категорий ИП и ООО. Она обязательна для ИП и организаций, применяющих упрощённую систему налогообложения. Причём и тех, кто выбрал в качестве объекта «Доходы», и тех, для кого таким показателем служат доходы, «очищенные» от расходов.
Необходим подобный регистр и предпринимателям, применяющим ЕСХН, ОСН, ПСН. КУДиР заполняют все ИП, кроме «вменёнщиков» (плательщиков ЕНВД).
Здесь находят своё отражение факты предпринимательской и хоздеятельности за каждый отчётный период. Данные берутся из «первички» и фиксируются в хронологическом порядке.
Внесённые сведения позволяют определить результат деятельности субъекта и рассчитать величину налога.
Упрощенная система налогообложения, выгодная для большинства, существует ряд преимуществ, которые это доказывают. Процент налога значительно невысок, а возни с документацией меньше, чем при другом налоговом режиме.
Для того, чтобы увидеть полную картину, сравним “Щадящую систему” с другими режимами:
-
Общий режим налогообложения (ОРН). Оплачивается процент от прибыли ООО, на добавочную стоимость и имущество. Такую систему могут использовать все ООО и ИП, занимающиеся любой деятельностью. Уплачивается процент на прибыль, в размере 20%, на имущество 2.2%, НДС 0-10-18%. Постоянно предоставляют документационную отчетность на доходы и имущество предприятия. Ежеквартально уплачиваются авансовые платежи. Все налоги уплачиваются в разное время. К примеру:
- На прибыль – не позже 28 марта каждого года;
- На имущество организации (зависимости от законодательства субъекта);
- НДС – не позже 20 го числа нового квартала. Перейти на такой режим можно с любого другого, но только в начале нового года.
- Упрощенная система налогообложения. Имеется ряд ограничений, из-за которых не все организации могут ее использовать. Налогоплательщики на “Упрощенке”, уплачивают 15%, но в некоторых случаях по решению законодательства он может быть уменьшен до 5%. Ежеквартально ООО и ИП в обязательном порядке, уплачивают “аванс”. По окончании налогового периода, можно добровольно перейти на другие виды налогообложения, при утрате силы, автоматом предприятие будет переведено на ОРН.
-
Единый налог на временные доходы (ЕНВД). Налог уплачивается в размере 15% от временного дохода предприятия или организации. Авансовые платежи не уплачиваются. Налог уплачивается ежеквартально, декларация сдается так же. Можно добровольно сменить налоговый режим, а при утрате силы, со следующего квартала в обязательном порядке на ОРН. Имеется ряд ограничений для ООО и ИП, которые не могут перейти на ЕНВД:
- не все виды деятельности могут на него перейти;
- если численность рабочих более 100;
- доля участников других организаций более 25%.
- Единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН). Такой вид налогового режима принимают ООО, у которых часть дохода от продаж собственной продукции составляет 70 или менее процентов. Уплачивается 6% от величины доходов, уменьшенной на величину расходов. Авансовые платежи, уплачиваются раз в 6 месяцев. Бухгалтерская отчетность предоставляется раз в налоговый период.
Но стоит, отметить, то что уменьшить налог с помощью расходов не всегда получится, так как есть список закрытых трат, которые не могут использоваться.
Как выглядит образец учётной политики «доходов» на УСН
При внесении изменений в УП необходимо учитывать, что существуют ограничения, указанные законодателем. Например, 1 раз в течение 2 лет можно изменить правила учета покупной стоимости товаров и остатков по НП. Политика в отношении изменений, на которые законодатель наложил ограничения, может вступить в силу только с начала следующего года.
- Совмещает режим с ЕНВД, в этом случае потребуется указать, как будет вестись раздельный бухучет, рассчитываться «вмененный» и единый налог.
- Получает целевое финансирование в виде дотаций или субсидий из государственных или частных источников. Потребуется указать, как правильно распределять средства и использовать.
Вопрос 1. Как правильно заполнять книгу доходов и расходов. Я ИП деятельность грузоперевозки УСН без НДС 5% от валовой выручки..
Что конкретно нужно писать… Номер путевого, акт выполненных работ, выписку с банка или ещё что?
Ответ 1. Очень просто! Для начала надо понять зачем нужна эта книга? А книга КУДИР (книга учёта доходов и расходов) нужна чтобы на основании данных этой книги представить налоговые декларации и заплатить налог. Рекомендуем Вам заполнение кудир усн без ндс по оплате.
Вы на УСН с отчётным периодом квартал, из книги Вы должны перенести в декларацию квартальную выручку (нарастающим итогом).
Например, есть акты выполненных работ, по некоторым актам оплата прошла сразу, по другим через месяц либо через пять месяцев, по третьим вообще на момент представления налоговой декларации нет оплаты. Что включать в выручку?
КУДИР позволяет систематизировать такой учёт и определить ту выручку, которая в целях налогообложения, приходится на конкретный отчётный квартал.
Существует два основных метода определения выручки:
- «по оплате«, когда выручка определяется на тот момент когда она поступила ИП на расчётный счёт либо в кассу, исключение предоплата;
- «по отгрузке«, выручка определяется по дате накладных на отгрузку или для случаев оказания услуг (грузоперевозки) по дате акта выполненных работ.
Выбранный ИП принцип отражения выручки устанавливается письменным решением индивидуального предпринимателя по всем операциям по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и изменению в течение налогового периода не подлежит. На простом листе (или в тетрадке решений и приказов) пишется соответствующее решение ИП на каждый год.
Принцип отгрузки при учёте УСН
Вопрос: Доброго дня. Работаю в сфере услуг. ИП, УСН, без НДС . Работаю по отгрузке. Так вышло, что за определённый период фактическая сумма дохода (т.е. обналиченных как доход средств) составила больше чем указана в нескольких декларациях за предшествующие периоды . Могу ли я, предоставляя в январе декларацию ,приплюсовать сумму, с которой не был уплачен доход и быть спокойным, что у меня не будет проблем. Т.е. взяв выписки с банка за весь год , высчитаю разницу, которую потратил сверх фактического дохода и дополнительно оплачу с этой суммы налог.
Ответ. В Вашем вопросе необходимо обратить внимание на несколько моментов:
- Плательщики вправе представлять уточнённые декларации (до начала налоговой проверки). Но декларации меняются за те периоды в которых была допущена ошибка. Включить неуказанный за прошлые годы (2017, 2018) доход в декларацию 2019 года нельзя, должны быть уточнены (изменены) декларации за те периоды в которых допущена ошибка. Представление уточнённых деклараций не влечёт ни какой ответственности. Можно полностью изменить книгу учета доходов УСН за всё время и представить уточнённые декларации.
- Налоговым периодом считается год, поэтому если за год налог уплачен правильно, при проверке к ответственности за неполную уплату налога не привлекут. Однако, если налог будет за год уплачен правильно, но будет допущена ошибка в кварталах, при проверке привлекут к ответственности за нарушение порядка учёта.
- Что бы привести всё в порядок требуется не только представить уточнённые декларации, но и внести изменения в учёт, т.е. по новому заполнить книги учёта при УСН.
- Обналиченные средства вообще как доход не рассматриваются, как по оплате (выручка любое поступление денег на счёт либо налом, а также бартер) так и при учёте по отгрузке! Так как Вы работаете «по отгрузке» выручка будет считаться по актам выполненных работ, соответственно выписки банка для определения выручки при работе «по отгрузке» не нужны!
- Вы можете также переделать учёт из «по отгрузке» в «по оплате», заменив при этом свой решение (см. выше).
По опыту лучше вести учет УСН (книгу учета доходов УСН) «по оплате». Однако в некоторых случаях ИП проще вести учёт «по отгрузке»:
- ИП работает только по предоплате, которая поступает как до, так и во время отгрузки (выполнения работы) он в любом случае, и будет заполнять только пункт 2 части 2 раздела 1 КУДИР, а если бы работал «по оплате» по тем операциям где даты отгрузки и оплаты совпадают вносил бы в пункт 1 части 2 раздела 1;
- ИП оказывает длительный период услуги (работы), которые при не оплате прекращаются, например, доступ к информационным ресурсам;
- ИП работает с надёжным одним или несколькими партнёрами, где вопрос оплаты решается без проволочек.
То есть учёт в ряде случаев упрощается, так как «по отгрузке» заполняется только один пункт 2.
Если ИП работает с колхозом, который может год не платить, при применении метода «по отгрузке», предприниматель не только не получит заработанный доход, а ещё и заплатит с не полученного дохода налог. Ясно что в таком случае книга учета доходов УСН надо вести по оплате.
Ну теперь, если с оплатой, уплатой и в порядке налога разобрались, необходимо рассмотреть такой вопрос, как зачет посчитанного налога. Тут встает вопрос: «Что, можно зачесть в налог авансовые платежи?». Да, система налогообложения предоставляет такую возможность для минимума, хоть многие налоговики и отказывают в услуге по месту, но факт существования не оспорить.
Хоть налоговый единый режим и разделен на упрощенку и так далее, но не стоит путать режимы и КБК к ним. Так как упрощенный ИП уплачивает в сроки уплаты при УСН в 2019 году налоги по абсолютно тем же кодам, а значит и зачет возможен также. Это потому что минимальный налог не является каким-либо сторонним, а лишь такой же частью упрощенки, как авансовые платежи и налоги.
Это значит, что все взносы, которые уплатили организации и плательщики (субъекты налога), могут быть зачтены за счет того самого минимального налога по статье 78 НК РФ. Всё это предусмотрено законодательством, как и декларации по налогам.
Чтобы произвести зачет авансовых платежей в счет налога, оплачиваемого в налоговую, необходимо подать правильное заявление на зачет налога. Также приложить к нему все копии документов, которые подтверждали бы факт уплаты взносов. В случае, когда в зачете всё-таки откажут и компании придется уплачивать полный налог, авансовые платежи не пропадут, а будет зачтены на счет будущих взносов.
Признание расходов при «упрощенке»
Любые затраты, учитываемые при УСН, должны быть обоснованы, подтверждены «первичкой» и оплачены, причем целью таких трат обязательно должна быть предпринимательская деятельность, то есть получение прибыли.
При работе на доходно-расходной «упрощенке» затраты признаются в большинстве случаев кассовым методом.
Датой оплаты считается поступление средств фирме или предпринимателю наличными, на банковский счет или иным способом. Также оплатой считается взаимозачет с контрагентом, в результате которого долг перед ним уменьшается. Если «упрощенец» платит валютой, например, при расчете с иностранной организацией – валютным нерезидентом России, то такие затраты при «упрощенке» нужно перевести в рубли. Уплаченную валюту пересчитывают по курсу Банка России на дату признания затрат.
Подробнее о моментах признания затрат при расчете налога УСН доходы минус расходы 2019 г. читайте в таблице 5.
Таблица 5.
Признание трат
| Вид затрат | Момент признания |
| Стоимость приобретенных товаров | Дата, на которую выполняются одновременно три условия:
|
| ТЗР по товарам (затраты на их хранение и транспортировку) | Дата, на которую выполняются одновременно два условия:
|
| Налоговые платежи в бюджет |
|
| Уплаченный «входной» НДС | Дата, когда выполняются одновременно следующие условия:
|
Стоимость основных средств, в том числе:
|
Последний день отчетного/налогового периода, если на эту дату затраты на основное средства:
|
| Зарплата сотрудникам | Дата погашения долга перед сотрудниками, в том числе:
|
| Материальные затраты | Дата, когда выполняются одновременно два условия:
|
| Проценты к уплате по займам и банковским кредитам | Дата погашения долга по уплате процентов |
| Стоимость услуг сторонних исполнителей | Дата погашения долга по оплате услуг |
С чего начинается организация бухучета для ИП?
Приняв определенные меры еще на стадии планирования бизнеса, можно впоследствии достичь эффективной организации хозяйственной деятельности и ведения грамотного учета ее показателей.
Организацию бухгалтерского учета рекомендуется начать со следующих шагов:
- Выбор налогового режима. От этого зависит, как в дальнейшем будет вестись бухучет.
- Изучение правил ведения бухгалтерской документации, учета доходов и расходов, а также расчета других показателей предпринимательской деятельности. Данные нормы различаются в зависимости от выбранного вида налогообложения.
- Использование доступных сервисов и программ, предназначенных для получения знаний в данной сфере.