Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Работодатель не сделал запись в трудовой книжке». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.
Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую
У работника есть следующие варианты действий:
- Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
- Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.
Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.
Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.
Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.
Как восстановить пропущенные записи в трудовой
Пропуск записи в трудовой книжке об изменении характера трудовой деятельности гражданина или его рабочего статуса признают ошибкой нанимателя. Исправлять допущенный недочет обязан тот работодатель, по вине которого в формуляре была отражена неполная информация о трудоустройстве человека.
Если работодатель не сделал запись в трудовой книжке, основанием для внесения правок в неё не могут быть устные показания должностных лиц.
Кроме того, для каждого случая исправления ошибок необходимо издавать внутреннее распоряжение руководителя фирмы.
Когда на момент обнаружения пропуска в записях человек трудоустроен у другого работодателя, отразить недостающие данные должен уже текущий наниматель. Для этого ему необходимо документальное обоснование вносимой информации от предыдущего работодателя, допустившего ошибку.
Пропущенную запись отражают в такой последовательности:
- данные вписывают в свободные строки после последней записи;
- проставляют следующий по порядку номер записи;
- дата должна отражать фактический период актуальности пропущенной записи.
В итоге, пропуск устраняют, но с одновременным появлением неточности в виде нарушения хронологического порядка внесения записей.
Ответственность за невнесение
Правила ведения ТК, а именно пункт 45 этих правил, гласит, что за заполнение ТК несет ответственность исключительно работодатель. Пункт № 10 гласит, что при поступлении жалобы на работодателя касательно некорректного заполнения, его ожидает внеплановая проверка. В результате такой проверки, руководителя, как правило ожидает административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации.
Зачастую, такая ответственность превращается либо в предупреждение, либо штраф:
- до 5000 рублей, если речь идет о должностных лицах и предпринимателях;
- до 50 000 рублей, в случае юридических лиц.
Если нарушение будет иметь место повторно, то штраф будет увеличен. Именно поэтому адвокаты и юристы всячески советуют внимательно относится к процедуре заполнения Трудовой книги сотрудника.
Если уже имело место невнесение записи в ТК, то ее следует ввести. Для это следует проделать простую процедуру – вписать объективную пропущенную информацию. Не следует стараться вписать её между записями дабы восполнить хронологический порядок. Вносится она после всех предыдущих записей.
Работодатель не сделал запись в трудовой книжке: действия сотрудника
Если работник заметил, что его нынешний или предыдущий работодатель не внес запись в трудовую книжку, он вправе потребовать исправления ошибки. Если ситуация неконфликтная, и просьбу сотрудника готовы выполнить, то соответствующие исправления фиксируются в документе – пропущенная информация вносится после всех имеющихся записей, не нарушая их последовательности.
Добавить пропущенную запись проще всего, если обратиться к работодателю, который ее не внес. Дописать ее вправе и новый работодатель гражданина, но он предварительно попросит документально подтвердить достоверность вписываемого факта трудовой биографии – увольнения, приема на работу, поощрения и т.д. Свидетельские показания и слова самого работника в данном случае не являются доказательством, нужны документы. Так, реальность приема на работу сотрудник может подтвердить трудовым договором, а факт увольнения – соответствующим внутренним приказом (его заверенную копию обязан предоставить бывший работодатель по письменному запросу работника – 62-я статья Трудового кодекса).
Нет записи в трудовой книжке не ставят наиучет
Рассмотрим наиболее типичные ошибки, встречающиеся в трудовых книжках. Первое, на чем нужно остановиться, это форма трудовой книжки. В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ основным документом о трудовой деятельности является трудовая книжка установленного образца.
Граждане, прибывшие в Россию из ближнего зарубежья, нередко при устройстве на работу предъявляют трудовые книжки, заведенные в государствах – бывших республиках СССР. Работники кадровых служб нередко принимают эти трудовые книжки, ставят их на учет и делают в них записи, что совершенно недопустимо.
Владельцам таких трудовых книжек следует оформлять новые трудовые книжки и первой вносить запись о работе в РФ.
В таком случае именно виновный должен возместить организации стоимость испорченного бланка.Об этом сказано в пунктах 34 и 48 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г.
№ 225, и подтверждено письмом Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 12-3/10/2-6752 (в отношении трудовых книжек, которые были утрачены при пожарах в июле–августе 2010 года).
Вопрос из практики: Какую стоимость должен возместить работник за оформление нового бланка трудовой книжки или вкладыша При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение (п.
47 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). То есть берется сумма, по которой данные книжки или вкладыши оприходованы в бухучете.
В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 30.06.
06 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации», запись об основании и причине увольнения следует делать со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт ТК РФ.
Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Несвоевременное внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек
Если работодатель своевременно не вносит в книгу учета движения трудовых книжек запись о том, что трудовая получена от работника, то это влечет к административной ответственности(ст.5.27 КоАП РФ). Однако, если при проверке будет обнаружено, но нарушение только такое, то работодателя от ответственности могут освободить из-за малозначительности правонарушения.
Книга учета трудовых книжек это важный и обязательный документ. Если в компании такого документа нет, то его необходимо завести и заполнить. Порядок оформления соблюдать необходимо следующий:
| Графы книги учета движения трудовых книжек | Порядок заполнения |
| Титульный лист | На титульном листе указывается наименование работодателя, а также дата начала ведения документа |
| Первая графа | Указываются порядковые номера записей о движении книжек в сквозном порядке |
| Вторая, третья, четвертая графа | Проставляется дата приема на работу сотрудника, внесения записей в трудовую или во вкладыш к трудовой |
| Пятая графа | Вносится ФИО работника полностью |
| Шестая графа | Записывается серия и номер трудовой книжки/вкладыша в трудовую книжку |
| Седьмая графа | Указывается должность сотрудника (его профессия, специальность). Вместо должности может указываться трудовая функция работника. |
| Восьмая графа | Записывается подразделение, в которое на работу принят сотрудник. Если структура компании сложная и имеет разделение структурных подразделений, то указывается и то подразделение, в которое принят работник и вышестоящее подразделение. |
| Десятая графа | Вписываются реквизиты приказа о приеме на работу |
| Десятая графа | Ставит свою подпись сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек |
| Одиннадцатая графа | Указывается сумма, выплаченная сотрудником за бланк трудовой или вкладыш в трудовую |
| Двенадцатая и тринадцатая графа | Заполняются при увольнении работника. При этом в 12 графе проставляют дату выдачи трудовой книжки (дата увольнения), а в 13 графе – работник ставит подпись в получении трудовой |
Как восстановить трудовую книжку при утере?
Способ получения замены данного документа при его утрате прописан в Постановлении. В самом начале работник должен известить начальника на последнем месте работы о том, что потерял трудовую книжку. В этом случае нужно в письменном виде написать заявление в свободной форме, где будут указаны причина потери и выражено желание воссоздать трудовую.
Документы, которые потребуются от сотрудника для восстановления трудовой:
- заполненное письменно заявление в отделе, занимающемся набором кадров;
- всевозможные документы, способные подтвердить стаж, архивные записи, выписки, приказы и т.д.;
- при закрытии компании документы о трудоустройстве можно получить в суде, но для этого нужно заранее подать иск и предоставить доказательную базу о трудоустройстве на данный момент.
За что любят штрафовать трудинспекции
Давайте посмотрим, за какие часто встречающиеся ошибки вас могут оштрафовать.
| Состав нарушения | Примеры нарушений |
| Не оформлены обязательные кадровые документы | У работодателя отсутствует: |
| Кадровая документация ведется неправильно |
|
| Нарушены порядок, сроки выплат и их оформление |
|
| Прочие нарушения |
|
Итак, как правильно организовать свою каждодневную работу с кадровыми документами, чтобы инспектор по труду не застал вашу организацию врасплох даже при неожиданной проверке?
Как восстановить пропущенную запись
Недостающие сведения выявляются при различных обстоятельствах. Методика восстановления упущенных моментов трудовой деятельности сводится к одному: строка добавляется следующим порядковым номером и проставлением текущей даты в графе 2. Каждой ситуации присущи свои нюансы дополнения сведений.
Допустим, не внесены сведения о переводе на другую должность. Пропуск заметили в последний рабочий день при получении основного документа о труде. Информация об увольнении уже была занесена.
Здесь исправить недочёт просто:
- ещё раз ставится в заголовке полное наименование организации;
- вносится строка о переводе с датой увольнения (днём написания строки) в графе 2, а дата перевода заносится в графу 3;
- строка визируется ответственным специалистом (работодателем) с расшифровкой подписи и указанием должности, скрепляется печатью;
- работник письменно подтверждает правильность заполнения, ставит подпись и дату.
Пример внесения пропущенной записи:
| 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| Акционерное общество «Свет» | |||||
| 20 | 10 | 11 | 2005 | Принята на должность инспектора 1 категории | Приказ от 10.11.2005 № 74 |
| 21 | 10 | 05 | 2018 | Уволена по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации | Приказ от 10.05.2018 № 30 |
| Акционерное общество «Свет» | |||||
| 22 | 10 | 05 | 2018 | Переведена с 25.09.2008 на должность экономиста Подпись директор А. А. Иванов Место печати Место печати Верно Подпись Л. А. Стерхова | Приказ от 24.09.2008 |
Отсутствие трудовой книжки – выгода для предпринимателя
Все взаимоотношения с сотрудниками можно поделить на две группы – гражданско-правовые и трудовые (во втором случае на нанимателя возлагается обязательство оформить трудовую книжку, в первом — подписывается договор без официального зачисления в штат организации).
Таблица 1. Разницу между трудовым и гражданско-трудовым договорами
| Оформление трудового договора | Оформление гражданско-правового договора | |
|---|---|---|
| В чем заключается суть и цель соглашения | От сотрудника требуется исполнение служебных обязанностей в рамках функционала, предусмотренного конкретной должностью штатного расписания. Действует исключительно в области трудовых отношений, нормативная база – Трудовой Кодекс | Сотрудник выполняет конкретную работу и по достижении результата действие соглашения прекращается. Гражданско-правовые отношения возникают и в сферах купли-продажи. Нормативная база – Гражданский Кодекс |
| Как происходит оформление на работу | По личному заявлению сотрудника оформляется приказ. Далее заводят личную карточку и вносят сведения в трудовую книжку (либо заводят новую – в зависимости от наличия) | Основание для начала деятельности – договор между сторонами. Приказ не издается. Трудовая книжка не оформляется |
| Как долго действует соглашение | Бессрочный договор не имеет конкретного срока расторжения. В срочном прописывается дата расторжения или конкретное событие, при наступлении которого договор автоматически аннулируется | В тексте прописывается конкретный срок, в течение которого должна быть выполнена поставленная перед сотрудником или группой лиц профессиональная задача |
| Выплата денежных средств | Размер заработной платы устанавливается соразмерно квалификационным возможностям сотрудника и прописан в договоре. Выплаты производятся два раза в месяц в определенные даты. Труд работника оплачивается на регулярной основе вне зависимости от конечного результата | Оплата производится по окончании работ. Ее размер определяется договорными взаимоотношениями сторон. Характерный пример – соглашение с бухгалтером для разовой подготовки годового отчета. Основанием для оплаты является акт приемки-передачи работ/услуг. В целом по гражданско-правовому договору возможен индивидуальный график выплат |
| Взаимодействие сторон и следование трудовому распорядку | Штатный работник должен следовать правилам внутреннего распорядка, выполнять указания работодателя, проявлять дисциплинарную ответственность | Стороны, которые заключают трудовое соглашение, равны между собой на этапе его подписания и в период исполнения |
| Учет заработной платы, стажа, возможности для получения льгот | Как стаж, так и размер заработной платы по трудовому договору влияют на пенсионные начисления и пособия по безработице. Также сотрудник имеет право на компенсацию командировочных расходов, оплату отпускных, больничных. | Оплата труда является основанием для пенсионных начислений и начислений пособий по безработице. При этом отчисления в ПФР не осуществляются, больничные и ежегодный отпуск не оплачиваются. Стаж учитывается только страховой (работа по гражданско-правовому договору не влияет на трудовой стаж) |
| Личная ответственность работника | В связи с тем, что между сторонами заключен договор личной ответственности, за надлежащее исполнение функциональных обязанностей отвечает сотрудник | Часть работ или всю работу можно передать третьим лицам. Такое наблюдается, в частности, если исполнитель является подрядчиком |
| Если стороны отказываются выполнять обязательства | При подписании договора возникает материальная ответственность сторон. Она регламентируется Трудовым Кодексом | ГК РФ регламентирует имущественную ответственность, возникающую при составлении договора, а также порядок и размер возмещения |
| Стороны контракта | Сотрудник и наниматель | Исполнитель и заказчик |
Ответственность работодателя
Трудовая книжка – это основной документ, работника, в котором фиксируются сведения о стаже сотрудника, а также о том, какой профессиональной деятельностью занимался работник в течение своей трудовой жизни. Помимо этого, книжка может сообщить о том, насколько успешной была его трудовая деятельность. Об этом может судить раздел книжки о поощрениях работника, а также данные о его карьерном росте.
Важно! Если некоторые записи в трудовую книжку не вносятся, то это ведет к сокращению его стажа работы.
За неправильное ведение книжек предусматривается административная ответственность, причем как для компании в целом, так и для должностных лиц, обязанных вести трудовые книжки. Об этом сказан в Правилах ведения трудовых книжек (Постановление 225 от 16.04.2003).
За то, что в трудовую книжку работодатель не внес запись о работе, ему грозит ответственность, установленная ст. 5.27 КоАП РФ (п.1 и п.2), а меры наказания при этом предусматриваются следующие:
- предупреждение;
- штраф на должностное лицо и ИП от 1000 до 5000 рублей;
- штраф на организацию – 30 000 – 50 000 рублей.
Размер штрафных санкций будет увеличиваться, если нарушитель ранее уже был подвергнут административному наказанию за подобное нарушение. Максимальная сумма штрафа при неоднократных нарушениях для компаний возрастает уже до 70 000 рублей, а для ИП – до 20 000 рублей. Должностное лицо также может быть дисквалифицировано на срок от года до трех лет.
Если пропустили запись
В работе с трудовыми книжками сотрудников наниматели обязаны руководствоваться правилами ведения таких бумаг, утвержденными постановлением правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Порядок действий, если вовремя не внесли запись в трудовую книжку, зависит от того, продолжает ли работник трудиться в организации, допустившей ошибку, или уже сменил нанимателя.
Если работодатель тот же, достаточно обратиться в кадровую службу с требованием внести недостающие сведения. Чтобы гарантировать выполнение требования, следует обратиться письменно и официально зарегистрировать обращение.
Аналогично необходимо поступить, если гражданин уже уволился из компании, допустившей ошибку, но еще не трудоустроился на новом месте. Рабочие документы в этот период находятся у него на руках, и достаточно просто обратиться по старому месту работы.
Порядок действий сложнее, если гражданин уже уволился от нанимателя, допустившего ошибку, и уже трудоустроился на новом месте. Инструкция, что делать, если пропущена запись в трудовой книжке, как исправить, в такой ситуации следующая:
Шаг 1. Запросить документы у старого работодателя.
По пункту 27 правил, внести недостающую информацию вправе и текущий работодатель, но для этого ему необходимы официальные основания — документы от старого работодателя, подтверждающие событие, сведения о котором необходимо внести.
Гражданин обращается к старому работодателю, и тот не вправе отказать в помощи. Подтверждающими документами будут приказы, распоряжения, экземпляры договоров и соглашений с сотрудником.
ВАЖНО!
Как исправить ошибки другого работодателя
Если в трудовой книжке нет записи об увольнении с прежнего места работы, то вариантов несколько.
Отправить кандидата к прежнему работодателю, чтобы тот внес пропущенную запись.
Завести новую трудовую книжку. Если нет документов, которые подтверждают, что сотрудника уволили с прежнего места работы, вносить запись нельзя. Со слов работника делать записи в трудовой книжке запрещено.
Объясните сотруднику, что отсутствие записи об увольнении повлечет сложности при назначении пенсии и расчете стажа для выплаты пособий по временной нетрудоспособности. По заявлению сотрудника, например, о потере трудовой книжки, оформите новую трудовую.
Принять работника по совместительству. Иметь два основных места работы по закону нельзя. При проверке трудовая инспекция может посчитать, что сотрудника незаконно приняли на основную работу, и оштрафовать работодателя.
Поэтому, если работник не хочет оформлять новую трудовую книжку, его можно принять по совместительству. Поскольку записи о работе по совместительству в трудовую книжку чаще вносит работодатель по основному месту, то по общему правилу новому работодателю не нужно делать какие-либо записи в книжке сотрудника.
Внести пропущенную запись по подтверждающим документам: основанием будет заверенная копия приказа об увольнении или архивная справка. Компания обязана оказать сотруднику помощь в получении таких документов. Поэтому по просьбе сотрудника отправьте запрос на его прежнее место работы или в архив.
Несвоевременное внесение записи в книгу учета движения трудовых книжек
Если работодатель своевременно не вносит в книгу учета движения трудовых книжек запись о том, что трудовая получена от работника, то это влечет к административной ответственности(ст.5.27 КоАП РФ). Однако, если при проверке будет обнаружено, но нарушение только такое, то работодателя от ответственности могут освободить из-за малозначительности правонарушения.
Книга учета трудовых книжек это важный и обязательный документ. Если в компании такого документа нет, то его необходимо завести и заполнить. Порядок оформления соблюдать необходимо следующий:
| Графы книги учета движения трудовых книжек | Порядок заполнения |
| Титульный лист | На титульном листе указывается наименование работодателя, а также дата начала ведения документа |
| Первая графа | Указываются порядковые номера записей о движении книжек в сквозном порядке |
| Вторая, третья, четвертая графа | Проставляется дата приема на работу сотрудника, внесения записей в трудовую или во вкладыш к трудовой |
| Пятая графа | Вносится ФИО работника полностью |
| Шестая графа | Записывается серия и номер трудовой книжки/вкладыша в трудовую книжку |
| Седьмая графа | Указывается должность сотрудника (его профессия, специальность). Вместо должности может указываться трудовая функция работника. |
| Восьмая графа | Записывается подразделение, в которое на работу принят сотрудник. Если структура компании сложная и имеет разделение структурных подразделений, то указывается и то подразделение, в которое принят работник и вышестоящее подразделение. |
| Десятая графа | Вписываются реквизиты приказа о приеме на работу |
| Десятая графа | Ставит свою подпись сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек |
| Одиннадцатая графа | Указывается сумма, выплаченная сотрудником за бланк трудовой или вкладыш в трудовую |
| Двенадцатая и тринадцатая графа | Заполняются при увольнении работника. При этом в 12 графе проставляют дату выдачи трудовой книжки (дата увольнения), а в 13 графе – работник ставит подпись в получении трудовой |
Что делать работнику, если в трудовую книжку не была внесена запись?
Согласно законодательству трудовая книжка является в организации, где сотрудник занимается трудовой деятельностью, фактически базовым, одним из самых главных документов. По сути, трудовая книга является документированным отображением труда гражданина, а значит правила ее заполнения и оформления строго регламентируются и регулируются законом – в частности статьёй 66 Трудового Кодекса Российской Федерации.
Невнесение записи в трудовую книгу – является серьезным нарушением, ведь отсутствие таковой означает, что работодатель допустил ошибку, в результате которой гражданин рискует потерять трудовой стаж или не сможет доказать наличие своей трудовой деятельности. Статья 22 Трудового Кодекса четко очерчивает ответственность работодателя за совершение такой ошибки. Еще раз отметим, что невнесение — ошибка исключительно работодателя, независимо от того при каких обстоятельствах и из-за чего данная запись не была включена в документ.