Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подписать договор удаленно». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Важный этап — осмотр жилья. Можно ли его провести дистанционно? Технически для этого нет препятствий. Например, продавец может показать квартиру по видеосвязи или предоставить подробный видео- или фотоотчёт. Но при таком способе всегда есть риск что-то пропустить. Нельзя также исключить, что продавец умышленно скроет недостатки жилья. Поэтому лучший вариант — это лично осмотреть объект покупки. Только так вы сможете увидеть реальное состояние квартиры или дома.
Когда договор нужно заключать только в электронном виде
Законодательство на данный момент предусматривает по крайней мере один случай, когда договор можно заключать только в электронной форме. Речь идет о договорах, заключаемых на электронных торговых площадках госзаказа по результатам открытых аукционов в электронной форме. Так, в п. 1 ст. 41.12 Федерального закона от 21.06.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» указано, что по результатам открытого аукциона в электронной форме контракт заключается с победителем открытого аукциона в электронной форме.
Если заказ размещен иным способом (например, путем запроса котировок), то договор может быть заключен как в электронном виде, так и на бумаге: в законе это не оговаривается.
Единственное ограничение связано с необходимостью представить копию договора по госзаказу в Федеральное казначейство. До 2011 г. сделать это можно было только на бумаге, однако сейчас Казначейство принимает и электронные договоры. Не исключено, конечно, что бухгалтерия одного из контрагентов потребует бумажную копию договора, однако это не препятствует тому, чтобы составить оригинал договора в электронном виде.
То же самое касается и других видов торгов, будь то коммерческие торги или аукционы по реализации имущества банкротов: закон не обязывает участников сделки заключать контракт в электронной форме, но и не препятствует этому.
Некоторые компании с небольшим документооборотом заключают электронные договоры только по открытым электронным аукционам, как того требует закон. По остальным же сделкам договоры подписываются на бумаге. Например, так действует отдел продаж ЗАО «Станкозавод Седин».
Переходный вариант: электронные продления
Если по каким-то причинам на сегодняшний день компания не может позволить себе перевести весь документооборот по сделке – начиная с договоров и заканчивая актами и счетами-фактурами – в электронный вид, возможны промежуточные решения.
Например, такая практика применяется в компании СКБ Контур при выставлении счета, акта и счета-фактуры в случае продления договоров на прежних условиях между СКБ Контур и абонентами системы «Контур-Экстерн».
Инициатива исходит от СКБ Контур: менеджер предлагает клиенту продлить обслуживание без посещения сервисного центра. В случае согласия клиента выставляется счет на оплату. После поступления оплаты менеджер формирует электронные акт и счет-фактуру и направляет их на подпись клиенту. С документами, поступившими от СКБ Контур, клиент может ознакомиться в личном кабинете системы «Контур-Экстерн» и в системе электронного документооборота «Диадок».
Затем менеджер звонит клиенту, сообщает, что документы поступили и их необходимо подписать.
После того как документы подписаны обеими сторонами, документооборот завершен. Клиенту остается лишь сохранить электронные документы и занести их в свою учетную систему.
Таким образом, большая часть доводов компаний, которые еще не практикуют заключение договоров в электронном виде, скорее, из области опасений. Большинство договоров сегодня может быть заключено в электронном виде, и нет реальных оснований отказываться от столь простого и быстрого способа совершения сделок.
Вопрос 3. Какие сделки можно оформить таким способом?
Дистанционно можно оформить абсолютно любую сделку с недвижимостью. Это может быть сделка купли-продажи, дарения или мены квартиры, а также соглашение о разделе имущества между супругами, брачный договор, алиментное соглашение и другие.
Дистанционный формат помогает упростить заключение ряда сделок — например, если продается долевая недвижимость, собственники которой проживают в разных концах страны. Может быть и такое, что стороны просто не хотят встречаться лично: к примеру, это могут быть бывшие супруги, пережившие болезненный развод. Также дистанционно удобно будет оформить сделку, когда органы опеки разрешают продать имущество несовершеннолетнего (при условии одновременного приобретения другого), а квартиры, о которых идет речь, находятся в разных регионах.
Когда разрешено и когда запрещено заключать соглашения удаленно
Основным нормативным документом, регулирующим правила подписания и исполнения соглашений, является Гражданский кодекс РФ. Статья 434 устанавливает общие требования к форме соглашений и говорит о том, что сделки заключаются как в бумажном, так и цифровом виде. Таким образом, заключение электронного договора признано текущим российским законодательством и признается допустимой практикой.
Поскольку основным инструментом для удаленного подписания сделок является электронная подпись, правила подписания электронных документов регулируется федеральным законом №63-ФЗ. В этом законе подробно рассмотрены имеющиеся на территории РФ виды ЭП и сказано, что документы, подписанные усиленной квалифицированной ЭП, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные.
В том же законе сказано, что заключение договора в электронном виде не исключается в отдельных случаях. К таким случаям относятся:
В то же время имеются случаи, когда заключение договора онлайн — это единственный способ подписать соглашение. Например, исключительно в цифровом виде подписываются контракты, заключаемые по итогам проведения тендеров.
А можно обмениваться сканами через мессенджеры?
В целом, можно, но мы не рекомендуем. В мессенджерах собеседник может удалить свои сообщения в переписке не только у себя, но и у вас. А электронное письмо из чужой почты удалить не получится.
Если все же решили обмениваться документами и обсуждать сделку в мессенджерах, пропишите это в договоре. Напишите так:
«Стороны признают надлежащим согласование всех текущих рабочих вопросов в связи с исполнением договора, в том числе направление писем, запросов и других сообщений по электронной почте и с использованием мессенджеров. При отсутствии доказательств фальсификации такая переписка признается юридически значимой и является надлежащим доказательством при судебном споре».
Как доказательство в суде примут только переписку, которую заверил нотариус. Это правило действует не только для распечаток сообщений из мессенджеров, но и для распечатки переписки по электронной почте.
Оформление дистанционного договора
Дистанционный договор оформляется по образцу обычного трудового контракта — с указанием предмета договора, наименования сторон, условий, прав и обязанностей исполнителя и заказчика. Работодатель, кроме контракта, должен отослать должностную инструкцию, положения о командировках, порядке оплаты труда, начислении премий и штрафов (если такое предусмотрено), другие документы.
Работник высылает копии паспорта, диплома, трудовой книжки, военного билета — документов, которые обычно необходимы для официального оформления договора. Но, конечно, есть и отличия от других типов контракта, связанные с особенностями контроля и места работы.
Отметим основные типовые пункты договора для удаленного труда.
- Субъектами договора будут наниматель и работник. Указываются полные данные заказчика и исполнителя.
- Предмет договора. Стандартная запись о работе, на выполнение которой заключается соглашение. Например, предметом труда в договоре может быть публикация материалов на сайте заказчика.
- Место выполнения работы. Исполнитель указывает, по какому адресу он будет находиться во время исполнения своих обязанностей. Этот пункт не обязателен, но желателен для дистанционного договора, особенно для тех, кто живет, например, в районах Крайнего Севера.
- Указание графика работы исполнителя. Если это полный день, обычно указывают 8 часов и необходимость нахождения в сети.
- Особенности организации труда работника. Обязательно должно быть указано, какие программно-технические средства, электронные средства защиты информации он использует.
Электронные подписи в Великобритании
В английском праве не предусмотрены требования к форме физической подписи для договоров.
|
Суды Великобритании признают действительными различные виды подписей, в том числе подписи в виде крестика, инициалов или даже фраз, которые позволяют однозначно понять, кто подписал документ. Например, отец может подписаться как «Твой любящий папа». |
Особенности заключения онлайн-договоров с физическими лицами
Александр Валеев, аналитик Synerdocs
В последнее время эксперты рассказывают интересные вещи о возможности заключения договоров в электронной форме и действительной юридической силе таких документов. Но есть еще один интересный пласт документов – это онлайн-договоры организаций с физическими лицами. Например, такие договоры можно встретить во всяких онлайн-сервисах, предоставляющих услуги населению (коммунальные услуги, услуги связи, финансовые услуги и многие другие). Вы, наверное, даже такие сами заключали.
Об этих онлайн-договорах и пойдет речь. Для работы с ними, необходимо определить 2 момента: способ заключения договора в письменной форме и способ подписания сторонами.
Действующим законодательством разрешается заключать договоры в электронном виде: «Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору» (п.2 ст.434 ГК РФ).
Далее необходимо ответить на 2 вопроса: как стороны подпишут и как обменяются документами. Поскольку нами выбрана электронная форма, то и подписывать его надо электронной подписью. Отсюда вытекают способы обмена – электронная почта или оператор электронного документооборота.
При этом, если стороны решили заключить соглашение/договор в электронном виде с использованием инструментов электронной подписи, необходимо в тексте договора указать, что сторонами признается юридическая сила договоров, подписанных аналогами собственноручной подписи. Гражданский Кодекс (п.2 ст.160) разрешает использование электронной подписи и иных аналогов собственноручной подписи, для подписания договоров.
Специфика работы организаций с физическими лицами заключается в том, что одна из сторон, как правило потребитель, обычно не имеет возможности применения квалифицированной электронной подписи. В этом случае, самым доступным вариантом будет использование простой электронной подписи. Применение простой электронной подписи регламентируется Федеральным Законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»:
«Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия» (63-ФЗ «Об электронной подписи»).
При этом, в соответствии со ст.6 и ст.9 63-ФЗ «Об электронной подписи», необходимо включить в соглашение между сторонами следующие условия применения простой электронной подписи:
- Признание простой электронной подписи в качестве аналога собственноручной подписи;
- Порядок формирования ключа электронной подписи;
- Правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
- Обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, сохранять его конфиденциальность.
Сегодня на практике применяются 2 варианта соглашений об условиях использования простой электронной подписи:
- Включение условий использования простой электронной подписи непосредственно в текст основного договора (по которому оказываются основные услуги). Данный вариант целесообразен в том случае, когда соглашение между сторонами заключается однократно и нет необходимости использования электронной подписи в дальнейшем (например, договор на проведение монтажных работ);
- Условия использования простой электронной подписи включены в оферту (например пользовательское соглашение, размещенное на сайте компании или продукта). Данный вариант может быть полезен, когда предполагается неоднократное использование электронной подписи (например в онлайн банкинге).
А если организация готова предоставлять свои основные услуги в рамках оферты, то можно совмещать выше озвученные варианты. В этом случае, в оферте, к условиям оказания услуг добавятся условия применения простой электронной подписи и условия признания юридической силы электронных документов, подписанных электронной подписью.
Для того чтобы оферта признавалась письменной, просто публикации будет недостаточно — она должна быть подписана электронной подписью (для исключения публикации оферты от чужого имени). В свою очередь, принятие оферты другой стороной производится путем совершения действий по выполнению указанных в оферте условий договора (п.3 ст.434 и п.3 ст.438 Гражданского кодекса). В нашем случае, использование простой электронной подписи стороной говорит о том, что сторона принимает условия использования этой электронной подписи.
Как видим, российское законодательство предоставляет возможность сторонам заключить договор, не встречаясь очно и не используя бумажный носитель. Остается вопрос — как технически реализовать механизм онлайн договора с физическими лицами? Разумным решением представляется обращение с этой целью к операторам электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО СФ), имеющим функциональность работы с физическими лицами и простой электронной подписью. В этом случае не придется заботиться о соблюдении законодательства при внедрении онлайн договоров, и самостоятельно разрабатывать соответствующий функционал.
У кого-то может возникнуть вопрос – для чего тратить ресурсы на внедрение онлайн договоров с «физиками»? Необходимо учитывать современное развитие онлайн сервисов, когда популярность набирают продукты тех компаний, в офисах которых нет необходимости появляться потребителю. Это сильное конкурентное преимущество. А если вы занимаете преимущественное положение на рынке, то посчитайте, сколько средств уходит на оплату труда операционистов, аренду и обслуживание операционных залов.
Даже без ИП можно заключить договор. В теории
Теоретически фрилансер может использовать разные виды договоров, например, авторский договор или договор подряда. Каждый имеет свои нюансы, Но суть одна — клиент по договору получает работы/услуги, и обязуется оплатить их исполнителю (фрилансеру). Также по российскому законодательству, если ваш клиент — фирма, то ее бухгалтерия обязана удержать из сумм гонораров налоги, в частности, НДФЛ (налог на доходы физических лиц) в размере 13%. Если вы заключили договор на сумму 1000 руб., на счет получите 870 руб.
Однако компаниям не интересно заключать договоры с физическими лицами, из-за необходимости разбираться с налогами. Поэтому проще всего зарегистрировать ИП и сотрудничать с клиентами как индвидуальный предприниматель. Сразу перейдите на упрощенку (упрощенный режим налогообложения) с оплатой 6% от оборота. Теперь вы заключаете договор с клиентом, получаете от него оплату на счет и сами платите все налоги с доходов.
Как быть с актом передачи квартиры арендатору?
Акт передачи подписывается в том же порядке, что и сам договор найма. Имеет значение лишь то, чтобы арендатор проверил наличие того имущества, которое передается вместе с квартирой, а также данные счётчиков. Все недостающие сведения одновременно вносятся сторонами в свои документы.
Как оформить переход на удалёнку при форс-мажоре
В экстренных обстоятельствах у работника не спрашивают согласия о переводе на дистанционный режим и не вносят изменения в трудовой договор. Это обстоятельства, связанные с возникновением угрозы жизни и здоровью работников, которые нарушают нормальные жизненные условия всего населения или его части. Кроме самого работодателя решение о переходе на дистанционную работу могут принять органы государственной власти — на уровне страны в целом или только на территории конкретного региона.
Для перевода издайте приказ или распоряжение. В нём укажите:
- причину перевода;
- список работников, которых переводят;
- срок перевода. Он не может быть дольше, чем события, которые его вызвали. Поэтому, как только форс-мажор прошёл, срок перевода должен закончиться;
- порядок обеспечения работников всем необходимым для выполнения обязанностей, а также порядок возмещения расходов, связанных с работой в удалённом режиме;
- порядок организации труда работников. Это режим рабочего времени, включая всевозможные созвоны, онлайн-совещания, планерки, и т.п. Все они должны укладываться в рабочее время. Также пропишите, как сотрудники будут взаимодействовать с работодателем, порядок и сроки сдачи рабочих отчётов и т.д.
О чём нужно помнить, если принимаете дистанционного сотрудника
- Дистанционная работа может быть постоянной, временной, и в комбинированном варианте с попеременной работой дома и в офисе.
- Без согласия сотрудника перевести сотрудника на дистанционный режим можно только в экстренных обстоятельствах и на срок не более полугода.
- Оплата дистанционного работника не должна быть меньше оплаты офисного сотрудника за тот же объём работ.
- Работодатель обязан обеспечить дистанционного сотрудника всем необходимым для работы, а если сотрудник использует личные ресурсы — это нужно компенсировать.
- Чем подробнее вы пропишете в трудовом договоре и локальных документах порядок взаимодействия с дистанционным работником, тем меньше будет поводов для споров и тем надёжнее и понятнее для обеих сторон.
- Чтобы обмениваться договорами в электронном виде, у работодателя и сотрудника должна быть электронная подпись, оформленная в удостоверяющем центре. Для других документов можно применять простую электронную подпись. Но бумажные больничные нужно оформлять заказным письмом с уведомлением.
Что такое договор управления и как он помогает удалённо сдавать квартиру?
Это соглашение можно подписать с частным риелтором или с риелторской компанией, которые будут следить за вашей квартирой, находить жильцов, заключать с ними договор, взимать оплату. Такие лица также могут взять на себя обязательства заниматься текущим ремонтом, оплатой коммунальных услуг, наймом клининговой компании. По факту, в договоре можно прописать всё, что угодно.
Реализуется это следующим образом:
- У владельца есть квартира или несколько квартир. Сам он находится в другом городе (государстве), сдавать в аренду имущество ему не удобно.
- Он один раз приезжает лично и заключает договор управления квартирой. В целом, сделать то же самое может и от его имени посредник при наличии доверенности.
- Также на риелтора оформляется доверенность, чтобы при управлении квартирой он мог подписывать договоры от имени собственника с жильцами.
- Все права и обязанности сторон детально регулирует договор. По соглашению агент может находить жильцов, оформлять с ними все документы, каждый месяц проверять состояние квартиры и счётчики.
- По договорённости агент вправе нанимать специалистов из клининговой компании, чтобы после одних жильцов привести недвижимость для переезда других в порядок.
- В текст соглашения можно внести и пункты по поводу ремонта. Однако это встречается редко.
- Агент также должен будет следить за поступлением оплаты за аренду квартиры каждый месяц на карту собственника. При этом такое лицо само работает за вознаграждение в виде процента, как правило.
Агентство «Реклама в интернете» настраивает кампании в Яндекс.Директе и Google Adwords. Этим занимается один удаленный сотрудник.
Проблема. Сотрудник работает на себя и оказывает аналогичные услуги еще нескольким клиентам. Он сам арендует офис в бизнес-инкубаторе с господдержкой и должен отчитываться по выручке перед администрацией города. В доходы от предпринимательской деятельности он не может включать свою зарплату, а подтверждать выручку обязан выпиской по расчетному счету ИП, а не распечаткой по личной карте физлица.
Решение. Агентство заключает договор не с физическим лицом, а с индивидуальным предпринимателем. Это может быть договор разработки, на оказание консультационных услуг или агентский. Такие отношения регулируются Гражданским кодексом как работа двух субъектов предпринимательства.
Преимущества. Компания не несет перед ИП никаких обязательств, кроме своевременной оплаты и предоставления информации для исполнения договора. А предприниматель отвечает перед заказчиком даже личным имуществом.
Налоги. Индивидуальные предприниматели сами рассчитывают и платят налоги. Отчеты за себя они тоже подают сами. Агентство платит только сумму по договору. Главное, правильно составить договор и оформить акты приемки-сдачи работ, чтобы расходы можно было признать в учете и вычесть из налогооблагаемой базы.
Внимание! В Digital-бизнесе много услуг, которые непонятны налоговой. При проверке инспекторы попытаются исключить их из признанных расходов. Если все оформить правильно и в соответствии с НК РФ, проблем не будет. И здесь лучше заручиться поддержкой бухгалтера-эксперта, который разбирается в IT, не путает Маркет с Директом и знает, как определять выручку при расчетах через платежные системы.