Сроки составления графика отпусков на 2023 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки составления графика отпусков на 2023 год». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Обязанность нанимателя составлять график отпусков следует из статьи 123 ТК РФ. Утвердить его на следующий год нужно не позднее, чем за 2 недели до конца года текущего. Например, график отпусков на 2023 год утверждается не позднее 17 декабря 2022 года.

Исполнение и изменение

За 2 недели до наступления даты отпуска о нём следует напомнить, направив работнику уведомление. Как вариант, можно сразу выпустить приказ. Главное – сделать это как минимум за 14 дней до начала периода отдыха. Его фактическая дата отмечается в графе 7 формы Т-7.

Исполнение утверждённого документа является обязательным для обеих сторон трудовых отношений. Это значит, что работодатель не может отказать в запланированном отдыхе, а сотрудник – отказаться от него. Но по соглашению сторон время отдыха может быть перенесено. В этом случае работник пишет заявление, а в график вносятся изменения.

Для корректировки документа выпускается приказ руководителя, в котором указывается суть изменений. В графах 7-10 формы Т-7 отражаются новые данные. Аналогичным образом график отпусков может быть изменён для внесения сотрудника, который был принят в штат после утверждения документа. Однако делать это необязательно – предоставить ему период отдыха можно на основании приказа.

Соблюдение очередности отдыха в графике отпусков на 2023 год

Каждый сотрудник имеет право на 28 календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска. Однако нужно учесть, что не установлено предельное значение по продолжительности отдыха в календарном году. К примеру, когда у сотрудника имеются неиспользованные отпускные дни, он может согласовать с работодателем, что отгуляет их все разом. Допустим, у сотрудника 28 дней отпуска, а за два последних года не использовано 40 дней. Тогда он имеет право использовать все эти 40 дней в течение календарного года (ст. 115, 120 ТК).

Когда определяется продолжительность отпускного периода, из расчета исключаются нерабочие праздничные дни — федеральные по ст. 112 ТК и региональные по законодательству субъектов РФ. Данный момент указан в ст. 22 и 120 ТК, а также п. 2 Письма Роструда от 12.09.2013 г. № 697-6-1, ч. 1 ст. 72 Конституции, ст. 4 Закона от 26.09.1997 г. № 125-ФЗ.

Внешние совместители также имеют право на 28 календарных дней отпуска. Хотя они и трудятся неполный рабочий день, отпуск они используют по общим правилам.

Некоторые работники вправе использовать удлиненные ежедневные отпуска:

• несовершеннолетние работники — 31 день (ст. 267 ТК);
• инвалиды — 30 дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ);
• работники образовательных учреждений — 42 или 56 дней (указаны в приложении к Постановлению Правительства от 14.05.2015 г. № 466);
• государственные и муниципальные служащие — 30 дней (п. 3 ст. 21 Закона от 02.03.2007 г. № 25-ФЗ, ст. 46 Закона от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ);
• прокуроры, которые работают на территориях с тяжелыми или неблагоприятными климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 06.03.1996 г. № 242);
• работники Следственного комитета РФ, которые проходят службу на территориях с особыми климатическими условиями — 54, 46 или 45 дней (Постановление Правительства от 29.06.2011 г. № 513).

Педагоги вправе использовать удлиненный отпуск, когда у учреждения имеется лицензия на образовательную деятельность, а сами они непосредственно осуществляют педагогическую работу (п. 7 Обзора судебной практики от 28.03.2018 г.).

Первый ежегодный отпускной период можно предоставить и до того, как работник отработает 6 месяцев (ст. 122, ч. 2 ст. 177 ТК). Однако это право работодателя, а не обязанность.

Однако есть категории сотрудников, которым по их просьбе отпуск предоставляется авансом:

• несовершеннолетние работники (ч. 3 ст. 122, ст. 267 ТК);
• женщины перед отпуском по БиР или после него (ч. 3 ст. 122 ТК);
• сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев (ч. 3 ст. 122 ТК).

Отпуск авансом обязательно нужно предоставлять лишь тем работникам, которые указаны в ч. 3 ст. 122 ТК. Соответственно, к примеру, многодетным родителям отпуск авансом не положен.

Кроме того, имеются категории сотрудников, кто вправе уходить в отпуск в удобное время, и при этом не учитывается график отпусков:

• мужья в период отпуска по БиР жены (ст. 123 ТК);
• сотрудники с тремя и более несовершеннолетними детьми, до достижения младшим из них 14 лет или одним из старших 18 лет (ст. 262.2 ТК);
• родители детей-инвалидов (ст. 262.1 ТК);
• ветераны (ст. 14-19 Закона от 12.01.1995 г. № 5-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 г. № 1244-1);
• жены военнослужащих (п. 11 ст. 11 Закона от 27.05.1998 г. № 76-ФЗ).

Нюансы составления графика отпусков

Кроме обычных указаний по заполнению графика отпусков из упомянутого постановления Госкомстата России, работодателю важно учесть следующие моменты:

1. В графике должны числиться все работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем на день утверждения графика, в том числе:
   • лица, с которыми трудовые договоры будут расторгнуты в течение рабочего года (письма Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395, Роструда от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1);
   • дистанционные сотрудники, работающие удаленно на постоянной основе (письмо Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1);
   • работницы, находящиеся в отпуске по беременности и родам;
   • сотрудники, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, который закончится до конца года;
   • работники, принятые по срочному трудовому договору на срок до 6 месяцев, которым по соглашению сторон оплачиваемый отпуск предоставляется до истечения 6 месяцев непрерывной работы.
2. В графике целесообразно установить конкретный период использования каждым работником своего права на отпуск в желаемом месяце – ​как точные даты начала и окончания отпуска (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
3. В графике можно объединять или разделять дни основного и дополнительного отпусков, поскольку работник вправе взять дополнительный отпуск в то время, которое удобно ему и работодателю (письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/55760-6-1).
4. Даты начала или окончания отпусков в графике могут приходиться на выходной, в том числе при сменном режиме работы. Это не будет…

Что сделать перед заполнением графика отпусков

Определяем список тех, кто в этот график будет внесен, а именно:

• Сотрудники, находящиеся в штате на дату утверждения включительно
• Те, кто оформлен на срочный трудовой договор. При этом будем учитывать срок такого договора. Если договор заканчивается в декабре текущего года, то такого сотрудника включать не будем, но если он заканчивается в следующем году — планируем отпуск. Работники по договору гражданско-правового характера в график отпусков не включаются.
• Те, кто находятся в отпуске по уходу за ребенком. Т.к., эти сотрудники уже находятся в отпуске, то предоставление двух отпусков одновременно невозможно. Если молодой родитель изъявит желание и выйдет на работу, то мы сделаем приложение к графику отпусков, указав даты отпуска.
• «Потеряшки». Это сотрудники, которые фактически долгое время отсутствуют на рабочем месте, и мы проводим мероприятия по их розыску. Мы им заблаговременно пишем письмо о том, что сейчас идет формирование графика отпусков, и просим указать предпочтительные даты. В самом графике отпусков делаем примечание напротив фамилии работника, что более точная дата будет определена по выходу работника
• Совместители. У внешних совместителей мы запросим справку с основного места работы, чтобы указать те же даты и в своем графике, а для внутренних совместителей мы отведем две строки, в одной указав отпуск как у основного работника, а во второй — как для совместителя.

Формирование умного графика отпусков

Если в вашей компании активно используют программное обеспечение, рекомендуем скачать в начале статьи умный график на 2023 год в excel с учетом праздников — сервис, который сам считает дату начала и окончания периода отдыха, если он выпадает на официальные нерабочие дни. Но если в вашем регионе утверждены дополнительные даты отдыха, их придется вписать в программу самостоятельно, чтобы они тоже учитывались.

Пользоваться программой легко. Вводите сведения обо всех работниках и запланированных датах отпусков, их продолжительности во вкладке «Планировщик». Автоматически появятся сведения о датах окончания отдыха, причем допускается заполнять сразу несколько периодов. Сервис самостоятельно определит дату, когда уведомить работника (выделено красным).

Надо ли учитывать пожелания работников

Трудовое законодательство не обязывает работодателя учитывать пожелания работников по использованию времени отдыха. Поэтому, если организация составит график отпусков самостоятельно, с учетом особенностей работы компании, без опроса работников, нарушения ТК РФ не будет. Между тем, практически все работодатели проявляют лояльность в данном вопросе и стараются учитывать мнение работников по датам отпусков. Компании до составления графика отпусков предварительно опрашивают работников о предпочтительных датах отдыха, и после того, как соберут информацию, формируют график отпусков.

Между тем, есть категории работников, которым работодатель должен предоставить отпуск в удобное время. С 7 октября 2022 перечень дополнен новой категорией работников. Так, работники, которые были призваны на военную службу по мобилизации, после возобновления трудового договора в течение 6 месяцев могут использовать отпуск в удобное для них время. При этом не имеет значения продолжительность стажа работы в компании.

Возникает вопрос: как отразить в графике отпусков период отпуска работника, относящегося к такой льготной категории. Алгоритм действий предлагает Минтруд России. По мнению ведомства, у работника надо узнать желаемые даты использования отпуска и включить эту информацию в график отпусков. Если работник впоследствии захочет изменить даты отпуска, он Должен написать работодателю соответствующее заявление. Работодатель, в свою очередь, на основании заявления, должен изменить даты отпуска, отказать в этом работнику компания не вправе (Письмо Минтруда России от 08.12.2020 № 1ЩЮОГ-17786).

Законодательно нет строгих требований к бланку графика. Однако большинство компаний за основу берут используемый ранее формат Т-7. Для удобства работы информацию заносят в таблицу.

Основные элементы:

1. Информация о работодателе – полное название, реквизиты, ФИО директора.
2. Мнение-пометка выборного профсоюзного комитета.
3. Данные о названии документа, номере и дате утверждения.
4. Отделы и все структурные подразделения.
5. Сведения о сотрудниках – ФИО, табельный номер и должность согласно штатному расписанию.
6. Полная информация – сколько запланировано, продолжительность, возможные переносы и на основании чего.
7. Примечания.
8. Подписывает график начальник кадровой службы, утверждает – руководитель предприятия.

Форма графика отпусков на 2023 год

До недавнего времени существовала форма Т-7 для составления графика отпусков (утв. Госкомстатом РФ №1 от 05.01.2004). Однако, с начала 2013 года данный бланк компании могут уже не использовать. Разработать форму графика компании могут самостоятельно.При этом в нее потребуется включить следующие поля:

1. Наименовании компании-работодателя.
2. Номер документа, дата составления и год, на который данный документ утверждается.
3. Сведения о работниках (ФИО и должность каждого сотрудника компании, его табельный номер, а также структурное подразделение при его наличии).
4. Планируемые даты отпуска, включая информацию об их продолжительности, даты начала и окончания отпуска.
5. Фактические даты отпуска.
6. Сведения о переносе даты отпуска (при этом указывается документ, на основании которого осуществляется перенос).
7. Место для подписи руководителя компании.

График отпусков – обязательно составлять или нет?

В ст. 123 ТК РФ, полностью посвященной регулирования очередности предоставления оплачиваемых отпусков, конкретно и дословно не указано, что такой график обязателен, какие предусмотрены меры ответственности за его отсутствие. В Кодексе об административных правонарушениях график отпусков также отдельно не упоминается. Однако в нем есть ст. 5.27 КоАП РФ, которую можно толковать очень широко. Она определяет наказание за нарушение норм трудового законодательства в целом.

Из текста ст. 123 ТК РФ, в котором установлено, что очередность предоставления отпусков определяется по обязательному для сторон трудового контракта графику отпусков, однозначно делается всеми контролирующими органами вывод, что законодатель императивно указал на обязательность составления такого документа работодателем. В случае его отсутствия работодателю грози штраф по ч.1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30 000 до 50 000 рублей.

Из этой же нормы можно выделить определение графика – это документ, в котором определены даты очередного оплачиваемого отпуска всех штатных сотрудников предприятия.

График отпусков обязателен для каждого работодателя, независимо от формы собственности, а также организационно-правовой формы предприятия, правового статуса работодателя (ИП или юрлицо).

Кто имеет право на отпуск в удобное время?

Трудовым кодексом определены категории граждан, которые могут выйти в очередной отпуск на особых основаниях, т.е. в период времени, когда им это удобно вне зависимости от составленного работодателем плана. Это:

• один из родителей несовершеннолетнего ребенка-инвалида (до достижения ребенком 18 лет) – ст. 262.1;
• супруг женщины, находящейся в отпуске в связи с беременностью и родами – ст. 123;
• работник в местностях Крайнего Севера, являющийся родителем (опекуном) несовершеннолетнего ребенка, для сопровождения его к месту поступления в учебное заведение высшего или среднего звена – ст. 322;
• Герои России, Соц.Труда, Труда РФ, кавалеры ордена Славы, полные кавалеры ордена Трудовой Славы;
• почетные доноры;
• лица, подвергшиеся радиации при ликвидации катастрофы в Чернобыле и ядерных испытаний в Семипалатинске;
• сотрудники органов внутренних дел, не воспользовавшиеся правом на отпуск в рамках графика.

Для работников, выходящих в отпуск по «семейным» основаниям, определены ограничения. Это запрет на одновременное использование по разным основаниям двух и более периодов отдыха (Определение Верховного суда от 28.01.2014 № 1 п. 20).

График отпусков на 2023 год: образец

Работодатель вправе разработать документ самостоятельно, а может воспользоваться унифицированной формой № Т-7, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

График должен содержать:

• наименование предприятия (ФИО ИП);
• подписи представителя профсоюзного органа и руководителя предприятия;
• название документа, его номер и дату составления;
• наименование структурных подразделений предприятия;
• наименование должностей работников;
• Ф.И.О. и табельный номер каждого из работников предприятия;
• сведения о предстоящем отпуске: продолжительность, запланированная дата начала;
• графы для внесения дополнительной информации в течение года: о фактической дате начала отпуска, о переносе времени отдыха и для примечаний.

Учитываем особенности производственного процесса

Наличие вредных или опасных условий труда. Такие факторы производства дают сотрудникам право на дополнительные отпуска.

Возможность взаимозаменяемости сотрудников в подразделениях. При составлении графика отпусков нужно помнить о правилах взаимозаменяемости, чтобы «исчезновение» одного специалиста не сказалось негативным образом на работе структурного подразделения или организации в целом.

Пример 3. В отделе безопасности ОАО «Саквояж» числятся два охранника. По графику отпусков отпуск одного из них — А.А. Трутнева запланирован на период с 9 июля по 5 августа 2010 г. Отпуск его коллеги Н.В. Бурмы планируется с 9 августа 2010 г. Можно ли признать такое распределение времени отдыха работников рациональным?

Решение. Да, можно. ОАО «Саквояж» ни одного дня не остается без работника службы безопасности. Кроме того, сотрудники будут иметь один день — 6 августа 2010 г. (пятница), чтобы уходящий в отпуск охранник ввел в курс служебных дел своего коллегу.

Форма графика отпусков

Форма графика отпусков должна соответствовать требованиям Госкомстата и действующему законодательству. Вот основные правила заполнения документа.

1. В первой графе указываются названия структуры или отдела, в котором работает сотрудник.
2. Вторая глава должна содержать основную специальность сотрудника в соответствии со штатным расписанием.
3. Третья графа обязательно содержит полное имя, фамилию и отчество работника.
4. В четвертой указывают табельные номера, если такое предусмотрено организацией.
5. Пятая графа посвящена продолжительности отпуска – в ней прописывается общее число календарных дней отдыха.
6. Шестая графа содержит информацию о запланированной дате отпуска.
7. Седьмая графа заполняется по факту выхода сотрудника на отдых и содержит фактическую дату начала отпуска.

Графа 8 и 9 – на случай переноса запланированной даты. В восьмой указывается документ, на основании которого дата перенесена. В девятой – фактическая дата выхода сотрудника на отдых. Десятую графу нужно заполнять только в таких случаях:

• в случае увеличения продолжительности отдыха сотрудника в соответствии с Трудовым кодексом;
• если сотруднику не предоставлялась возможность уйти отдыхать;
• если работника раньше положенного срока отозвали и часть оставшегося времени отдыха нужно перенести.

Планирование отпусков

Для того чтобы составить график отпусков, нужно спланировать отпуска по всем сотрудникам компании. В каком документе можно собрать пожелания работников? Нужен ли единый документ для планирования графика отпусков или удобнее оформить каждым документом в разрезе структурных подразделений? Универсального рецепта здесь нет, поскольку в каждом случае нужно принимать во внимание специфику организационной структуры работодателя. В компаниях с большим количеством отделов, бюро и подобных организационных единиц, целесообразно разрабатывать проекты графиков отпусков по каждой такой единице.

При разработке проекта графика отпусков учитывается специфика производственного процесса каждой организационной структуры. Например, отдел главного бухгалтера должен учитывать сроки подготовки бухгалтерской, статистической, управленческой и налоговой отчетности работниками. Удобнее разбить отпуска сотрудников каждого подразделения по месяцам, чтобы видеть интенсивность нагрузки по месяцам.

В зависимости от программного обеспечения можно распечатывать различные отчеты по каждой производственной структуре, работнику остается только поставить период отпуска и подпись. В иных случаях можно использовать саму форму графика отпусков, назвав форму «Планирование отпусков».

Когда составляется график отпусков на следующий год

График отпусков представляет собой расписание, в котором отображен перечень ежегодных отпусков для каждого сотрудника. Главная цель документа – обеспечить организацию необходимым количеством людей, установив оптимальное расписание отпусков.

Документ формируется в соответствии с формой Т-7, которая регламентирована Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года.

Начиная с 2013-го года, особенности составления изменились. С этого момента организация обязана разрабатывать форму документа самостоятельно, однако в ней должны иметься все достоверные реквизиты в соответствии с первичной бухгалтерией.

Замечание. Несмотря на такое разрешение, большинство предприятий предпочитает использовать форму Т-7 из-за ее удобства.

Похожие записи:

• Новые законы по инвалидности в 2023 году
• Корма для животных на каком счёте учитывать в бюджетном учреждении в 2023 году
• Акт о страховом случае по ОСАГО в 2023 году