Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Журнал регистрации доверенностей, выданных на получение ТМЦ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.
Учет доверенностей без журнала М-3
Для доверенности используются формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.1997. Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале. При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:
- Выдавая сотруднику доверенность, корешок остается в организации и подшивается в книгу в хронологическом порядке. Книга доверенностей может вестись за любой период – за год, за квартал или за месяц. Подшиваемые корешки пронумеровываются и на последнем ставится подпись бухгалтера и надпись «В настоящей книжке пронумеровано — (прописью) листов»;
- Либо некоторое число доверенностей (50, 100, 150) до выдачи подшивают в книжку, пронумеровывают и делают аналогичную запись на последнем листе. При необходимости доверенность отрывается, а корешок остается в книжке.
Обязательно ли заводить
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
Кто должен заполнять?
Как правило, структурное подразделение, ответственное за ведение журнала регистрации доверенностей закрепляется внутренним документом организации (Приказом директора). Учет документов на получение ТМЦ и на представление интересов фирмы должно осуществляться обособленно.
Так, обычно регистрацией документов на получение ТМЦ занимается бухгалтер либо другой сотрудник, которому согласно должностным инструкциям возложена ответственность за регистрацию данных документов.
Основные требования по регистрации данного типа журналов содержатся в Инструкции МФ РФ от 1967 года. Регистрацию доверенностей на представление интересов организации может осуществлять юридический отдел или служба ДОУ.
Если организация с небольшой численностью работников, то в таком случае регистрацию всех доверенностей осуществляет бухгалтерия или в случае ее отсутствия отдельный бухгалтер. Обычно журнал заводится на год. При этом он прошнуровывается и скрепляется сургучной печатью компании. Все страницы нумеруются, вырывать их или делать какие-либо исправления запрещено.
Если произошла ошибка и необходимо внести корректировку, то соответственно уполномоченный по ведению журнала исправляет ошибку и заверяет ее подписями руководства.
Стоит знать, что в случае, если в организации практикуется регулярное получение ТМЦ под расписку, то их регистрацию можно осуществлять заранее в журнале.
Как правильно заполнить
Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:
- На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
- В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
- номер по порядку;
- дата выдачи;
- дата, до которой действует документ;
- должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
- название контрагента;
- основание — номер договора или счета;
- подпись работника;
- результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).
Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.
Как оформить журнал учета выдачи доверенностей
Журнал учета выданных доверенностей форма М-3 — это элемент системы документооборота предприятия (в настоящее время форма утратила свою силу на основании Постановления Госкомстата от 30.10.1997 N 71а, но закон не запрещает продолжать ей пользоваться). В нем регистрируются все доверительные документы, за исключением тех, что оформляются по форме М-2 (данные о выдаче и получении фиксируют в корешке).
Форма эта была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 241 и с тех пор не менялась вплоть до 30.10.1997, т.е. пока ее не отменили. Только раньше бухгалтеры использовали книжный формат (обычно на 96 листов) и заполняли все графы от руки.
Сегодня образец журнала выдачи доверенностей существует в электронном формате. Его можно продолжать продлевать, насколько нужно (журнал учета доверенностей скачать в Excel 2019 можно в нашей статье). Соответствующий функционал присутствует и в программных средствах автоматизации бухучета. При необходимости из 1С или подобного софта регистр можно выгрузить и распечатать.
Как правильно заполнить
Чтобы правильно заполнить образец журнала учета доверенностей, рекомендуется соблюдать следующую инструкцию:
- На титульном листе вносятся регистрационные сведения — полное (краткое) наименование учреждения, коды, название регистра и отчетный период.
- В табличной части, состоящей из 8 столбцов, указываются реквизиты доверительного документа и основание для его выдачи:
- номер по порядку;
- дата выдачи;
- дата, до которой действует документ;
- должность и Ф.И.О. работника, получившего регистр;
- название контрагента;
- основание — номер договора или счета;
- подпись работника;
- результат действия формы М-2 — получение (неполучение) товарно-материальных ценностей с указанием реквизитов документального основания (в случае получения, например, указывается товарная накладная).
Если доверительная форма не была использована получившим ее работником, ее необходимо аннулировать, сделав соответствующую запись в книгу учета.
Что нужно знать о подобной доверенности?
Доверенность по форме М-2 теоретически может быть оформлена любым имеющим соответствующие полномочия лицом, вплоть до владельца фирмы, но чаще всего её составлением и подписанием занимаются специалисты отдела бухучёта: именно в их обязанности входит контроль финансовой части любой осуществляемой сделки, включая оприходование переданных контрагентом товарно-материальных ценностей.
Чтобы документ вступил в силу, его должен утвердить (завизировать) руководитель организации: без его подписи доверенность М-2 не имеет юридической силы и не может использоваться для передачи и приёма ТМЦ.
Совет: хотя указанный документ может быть составлен без участия юридического отдела компании, в целях обеспечения финансовой безопасности обеих сторон и предотвращения дальнейших рисков не помешает перед подписанием и передачей доверенности М-2 на руки избранному сотруднику представить бумагу на рассмотрение юристу. Процесс не отнимет много времени, зато позволит действовать без оглядки на возможные неблагоприятные последствия.
Кроме того, каждая доверенность по форме М-2, как и большинство других внутренних документов, регистрируется секретарём юридического лица, делопроизводителем или любым другим уполномоченным сотрудником: номер и название исходящего документа вносятся в журнал, который может вестись как вручную, так и в электронной форме.
Срок, на который выдаётся доверенность М-2, обычно всего составляет две недели с даты подписания; когда доверенное лицо получит документ на руки, не имеет значения. Однако двухнедельный срок не является фиксированным: при необходимости руководитель может определить, в течение какого времени будет действовать документ. В таком случае в бланке доверенности М-2 делается соответствующая пометка — от руки или на этапе допечатной подготовки.
Важно: внесение уточнений по сроку не противоречит действующему законодательству Российской Федерации, однако при желании руководитель предприятия или подразделения может дополнительно проконсультироваться с сотрудником юридического отдела — или отправить на рассмотрение уже готовый документ.
Выдача доверенности М-2 на срок, отличающийся от стандартного, оправдано, когда принимающая организация ожидает перебоев с поставками или заранее уведомлена контрагентом о возможных несостыковках. Хотя в деловой практике таких случаев почти нет, доверенность может быть выдана и на меньший срок — к примеру, на десять дней или неделю. Тогда, как и в случае с продлением периода действия, необходимо сделать соответствующую пометку от руки или в печатном виде.
Смотрите также: Как узнать свой лицевой счет карты Сбербанка?
Составные части документа
Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте. Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:
- Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
- Дата выдачи.
- Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
- На кого выдана.
- Название поставщика.
- Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
- Подпись того, кто получил доверенность.
- Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).
Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка. На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование. Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет. Упоминание всех этих данных является необходимым минимумом при оформлении подобного рода документации.
В 2013 году предложенная для заполнения форма перестала быть обязательной для ведения во всех без исключения организациях. Однако своего практического значения она не потеряла.
Наличие журнала регистрации выданных доверенностей частенько спрашивают при проверках контролирующие организации. Это им помогает убедиться в полноценно выполняемой работе в компании.
Форма журнала является приложением к Инструкции Минфина СССР №17 от 14 января 1967 года. Тогда он являлся одним из этапов документального подтверждения получения товарно-материальных ценностей.
Также к этому документу очень близок журнал учета выданных доверенностей. Он тоже вполне может претендовать на звание наиболее функционального в этой сфере журнала. Его легко можно найти в одном из приложений к Указаниям по применению и заполнению форм, которые были утверждены Постановлением Госкомстата №71а от 30.10.1997 года.
Сейчас с приходом нового законодательства журнал увеличил свой функционал. Теперь тонкости его использования каждая организация вправе постигать и улучшать самостоятельно.
Главное, чтобы это применение было зафиксировано в учетной политике и об этом был издан приказ руководителя.
Журнал регистрации выданных доверенностей М-3 – Бланк, образец 2021 года
Журнал можно вести как в традиционной бумажной форме, так и через различные программные продукты. Это вопрос удобства. В организациях, где доверенности выдают нечасто, смысла в составлении электронных таблиц и сложных вычислений нет. Кроме того, ведение журнала предполагает периодическую постановку подписи тех лиц, которые получают на руки доверенности.
Раньше журнал регистрации доверенностей применялся на предприятиях, где выдача товарно-материальных ценностей на руки имела массовый характер. Да и сейчас ситуация не изменилась.
Важно! Если налоговая служба требует предъявление этого журнала, она не права. Этот документ необязателен для заполнения, хотя и чрезвычайно удобен. Его отсутствие не является грубым нарушением правил ведения отчетности, предусмотренным статьей 15.11 КоАП РФ.
Однако за полное игнорирование журнала регистрации выданных доверенностей (следовательно, и отсутствие какой бы то ни было системы в выдаче и учете этих важных документов) руководитель организации вправе привлечь ответственное лицо к «управленческой» ответственности. Таким образом, это является внутренним делом той или иной компании.
За оформление подобных документов отвечает директор. Обычно на небольших предприятиях он сам и занимается ведением данного журнала. Хотя логично предположить, руководитель большой фирмы вряд ли будет лично вносить сведения в журнал. Обычно для этого назначается ответственный сотрудник. Как правило, это работник бухгалтерского отдела, среди прочих обязанностей которого присутствует и ведение данного журнала. Регистрация доверенностей – это бухгалтерская сфера, поэтому вполне логично, что этим будет заниматься кто-то из бухгалтеров.
На крупных корпорациях часто имеются специальные сотрудники, которые полностью занимаются делами, связанными с доверительными документами. То есть, этот работник по указанию руководителя составляет доверенности, передает их, ведет учетный журнал, выполняет другие действия. Вообще, нет какой-то принципиальной разницы, чьей именно рукой будут вноситься сведения в учетный журнал. Директор каждый раз может назначать для этого нового сотрудника.
По 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, с 2013 года ведение журнала не является обязанностью организаций. Каждое учреждение принимает решение о ведении книги на свое усмотрение. Такая же ситуация наблюдается и с формальным видом учетного регистра — его можно вести как в виде самостоятельно разработанного, так и по унифицированному бланку М-3, утвержденному Постановлением Госкомстата СССР № 241 от 28.12.1998. Образец журнала выдачи доверенностей можно скачать далее.
Руководитель учреждения приказом назначает ответственного за образец журнала доверенностей сотрудника. Как правило, это работник бухгалтерии. Книга должна вестись корректно, каждая страница нумеруется, прошивается и заверяется подписью и печатью руководителя.
Срок хранения регистра — не менее 5 лет.
Обязательной к применению формы не предусмотрено, поэтому предприятие решает, какой бланк применять — специальный из бухгалтерских программ (формы М-2 и М-2а, Постановление Госкомстата № 71а от 30.10.1997) или разработанный самостоятельно учреждением. Сам учетник по форме М-3 представляет собой документ, состоящий из титульного листа и табличной части. В титульную страницу заносится информация об учреждении, а в таблицу — данные по выданным доверительным формам.
Инструкция: оформляем журнал учета доверенностей
Ответственна за этот документ бухгалтерия. Заполнять его при необходимости могут несколько человек. Как только работнику доверяют получение ценностей, соответствующий документ выдается под расписку.
Обязательно назначается ответственный за сохранность регистра. Подписывает его главный бухгалтер по завершении отчетного периода. Хранится книга на протяжении пяти лет.
Обычно в конце месяца осуществляется сверка. Сопоставляют количество ТМЦ, выданных со склада, и доверенностей на их получение. При большом количестве операций это оптимальный способ контроля.
Образец журнала учета доверенностей найти легко. Бухгалтер получит и форму для заполнения, и рекомендации по его ведению. Но так ли это необходимо? Есть случаи, когда от него можно и отказаться:
- Организация использует только формы М-2, не предполагающие фиксации.
- Небольшие компании, где получение ТМЦ происходит не так часто или за него ответственен один сотрудник.
- Ведение этой формы отсутствует в учетной политике предприятия.
Образец журнала доверенностей лишь помогает систематизировать последние. Это облегчает документооборот. Но законодательного требования об обязательном ведении М-3 нет.
До 2013 года журнал по регистрации доверенностей вести должны были все организации. Но закон «О бухгалтерском учете» внес изменения в эти требования. По данному закону организации вправе не использовать данный журнал, однако, вести его все же рекомендуется.
Регистрация доверенностей таким образом позволит избежать ошибок и путаницы в деятельности фирмы. Поэтому многие организации до сих пор ведут данную книгу учета доверенностей, несмотря на то, что законодательством данная обязанность не вменяется.
Способ заполнения журнала может быть следующий:
- на бумажном носителе (то есть рукописный);
- в MS Excel;
- в специализированной бухгалтерской программе.
Каждая организация выбирает удобный для себя способ.
Для доверенности используются формы М-2 и М-2а, утвержденные Постановлением Госкомстата России №71а от 30.10.1997. Разница между данными формами только в наличие у первой корешка. Форма М-2 удобнее для тех организаций, которые заполняют их вручную. Корешок в этом случае остается в организации и храниться без регистрации в журнале. При этом организации не ведут журнал учета доверенностей совсем. Но из таких корешков формируется книга доверенностей. Формировать ее можно двумя разными способами:
- Выдавая сотруднику доверенность, корешок остается в организации и подшивается в книгу в хронологическом порядке. Книга доверенностей может вестись за любой период – за год, за квартал или за месяц. Подшиваемые корешки пронумеровываются и на последнем ставится подпись бухгалтера и надпись «В настоящей книжке пронумеровано — (прописью) листов»;
- Либо некоторое число доверенностей (50, 100, 150) до выдачи подшивают в книжку, пронумеровывают и делают аналогичную запись на последнем листе. При необходимости доверенность отрывается, а корешок остается в книжке.
Руководитель может поручить заполнение необходимых граф любому из своих подчиненных. Логичнее было бы, чтобы этот сотрудник имел прямое отношение к оформлению доверенностей либо их передаче.
Так как традиционно журнал регистрации выданных доверенностей относится к бухгалтерской сфере по функционалу, то часто обязанности по его заполнению ложатся на бухгалтера организации.
Образец. Журнал учета выданных доверенностей. Форма № м-3
Конечно, в мир современных технологий составление такого журнала разрешено в электронном виде. Для этого существуют специальные бухгалтерские компьютерные программы. Это можно назвать вопросом удобства. Хотя многие по привычке используют традиционную бумажную форму.
Нужно понимать, сложные программы с таблицами нет смысла устанавливать на компьютер, если компания крайне редко выдает доверенности. Намного удобнее применять письменный вариант. Не стоит забывать и о том, что представители, получая доверенность на руки, расписываются в учетном журнале.
Это не всегда удобно при ведении электронного журнала.
Как было сказано выше, журнал не является документом строгой отчетности. Соответственно, не существует каких-то строгих правил его оформления. Но при этом все-таки стоит придерживаться определенных стандартов. Так, чтобы отображать всю необходимую информацию о выданной доверенности, в журнале должны содержаться следующие графы:
- номер доверенности. Их принято нумеровать в хронологическом порядке. Это значит, чем раньше дата составления доверенности, тем ближе к началу журнала информация о ней находится. Очень рекомендуется придерживаться именно такого принципа оформления регистрационного журнала;
- дата выдачи доверительного документа;
- срок, в течение которого доверенность является действительной;
- информация о доверенном лице, указывается не только его ФИО, но и занимаемая должность;
- прописывается название компании-поставщика;
- дата договора и его номер;
- автограф сотрудника, который получает на руки доверенность. По сути, он и будет выступать в качестве представителя;
- сведения о документах, которые являются подтверждением того факта, что поверенный выполнил возложенные на него поручения.
Для большего удобства форма М-3 подразумевает табличное заполнение. Здесь насчитывается восемь граф, которые отображают всю важную информацию о доверенностях. Такой вариант считается наиболее удобным для восприятия информации.
Кроме таблицы, журнал должен иметь и так называемую обложку. Здесь должны присутствовать основные сведения о журнале: даты начала ведения и окончания, а также полное его название.
Кроме этого, здесь указываются реквизиты компании, которая ведет этот журнал. Это лишь минимальный объем информации, которая должна присутствовать на обложке.
Если руководитель считает необходимым, он может попросить ответственного сотрудника внести сюда дополнительные сведения.
Для доверенности предусмотрены две основные формы – это разовая и специальная. Первая – это для тех случаев, когда действие от имени доверителя совершается единожды или крайне редко. Если же главный бухгалтер на постоянной основе, регулярно сдаёт отчетность по доверенности, то рационально оформить доверенность по специальной форме.
Бланк журнала учета доверенностей (форма М-3)
На самой первой странице указываются сведения об организации, в которой будет осуществляться учет. Пишется название предприятия, код ОКПО, указывается период ведения. Все последующие страницы предназначены для непосредственного учета, поэтому выполнены в виде таблицы, разбитой на столбцы:
- Самый первый столбик предназначен для внесения порядкового номера выданной доверенности;
- Следующим пунктом указывается дата выдачи доверенности;
- В третий столбик вносятся сведения о сроках действия;
- В четвертую колонку вписываются данные лица, получившего доверенность, указывается должность и фамилия;
- В пятом столбике указываются сведения о поставщике;
- В следующей графе указывается номер и даты выдачи наряда, либо иных, заменяющих наряд, документов (счета, спецификации);
- Следующая колонка предназначена для расписки лица в получении доверенности;
- В итоговую графу вносятся отметки о выполнении поручения на основании выданной доверенности. Например, это может быть номер накладной, на основании которой были получены ТМЦ.
Важно! Если выданная доверенность не была использована, то в восьмой графе делается отметка о возврате, сам бланк аннулируется надписью «неиспользованная». Форма и образец заполнения журнала регистрации доверенностей
Для того чтобы доверенное лицо могло действовать по доверенности ему необходимо проверить ее на соответствие всем требованиям. Она обязательно должна быть составлена на бумажном носителе, при её предъявлении доверенное лицо также должно иметь при себе документ, удостоверяющий личность (как правило, это паспорт). Составлять доверенность желательно на фирменном бланке предприятия.
Рассмотрим пошаговую инструкцию составления:
- Под штампом предприятия указывается название по центру – ДОВЕРЕННОСТЬ.
- В левом углу ставим место составления (г. Санкт-Петербург).
- В правом углу ставим дату оформления (28.2018 г.).
- Ниже с абзаца пишем название организации (ООО «Натали» ИНН 3258789954 ОКПО 2154879).
- Далее пишем данные лица, которое действует от имени предприятия и выступает доверителем (директора Ивановой Татьяны Викторовны, действующей на основании устава предприятия).
- Далее указывается кто выступает доверенным лицом (бухгалтера Макогон Наталью Владимировну паспорт 25 45 № 456789 Выдан …….. 25.12.2014 г.).
- Прописываем полномочия, которыми наделяем должностное лицо.
- Указываем срок действия.
- Образец подписи доверенного лица.
- Заверяем подписью и печатью, обязательно указываем должность доверителя.
Форма № М-3 была утверждена 28.12.89 Постановлением Госкомстата СССР № 241. Данная форма журнала регистрации доверенностей применяется по сей день. Журнал подобной формы используется с целью учета выданных доверенностей и регистрации расписок в их получении, представляет собой книгу учета с пронумерованными и прошитыми страницами, скрепленными печатью организации и заверенными подписями руководящего лица и главбуха.
На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием доверенностях. Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.
Отмена круглых печатей — что изменилось в работе юриста, кадровика и бухгалтера
Документы о привлечении иностранных работников заверяются печатью, если она есть 2.6.
Чтобы утвердить , печать не нужна 3.
Бухгалтеру: повлияет ли на работу отсутствие печати? 3.1. Для организаций, имеющих печать, сведения о которой есть в уставе 3.1.1. Что будет с расходами, если у контрагента нет печати? 3.2. Для организаций, имеющих печать, сведений о которой нет в уставе, а также для вновь создаваемых компаний 3.2.1. Как быть, если без печати инспекция не принимает отчетность?
3.2.2. Что делать с отчетностью по страховым взносам? 3.2.3. Нужно ли заверять печатью копии документов, которые запросила инспекция в ходе проверки?
3.2.4. Нужно ли ставить печать на доверенности представителя организации? 3.2.5. Должна ли использовать печать организация, применяющая ККТ?
3.2.6. Установленная
5 ст. 185 ГК РФ и Инструкции о порядке выдачи доверенности на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности, сообщенной Письмом Минфина СССР от 14.01.67 № 17 (далее — Инструкция № 17). При этом данная Инструкция в настоящее время применяется в части, не противоречащей ГК РФ и Закону о бухгалтерском учете.
Рассмотрим порядок заполнения доверенности по форме № М-2.
Указанная форма получила большое распространение, так как не требует заведения специального журнала учета выданных доверенностей. Доверенность же по форме № М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.
Да нет такого вроде бы.
Зачем чья-то печать? Что они и корешок привозят к вам?
Приемка на территории поставщика
Если товары принимают на складе поставщика, то представитель покупателя получает их по доверенности. Вместе с этой бумагой он предъявляет поставщику свой паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
Доверенность составляют по унифицированным формам N N М-2 и М-2а, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а (далее — Постановление N 71а).
В доверенности указывают:
— номер, дату выдачи и срок ее действия;
— должность и фамилию человека, которому выдана доверенность, его паспортные данные;
— номер и дату документа, на основании которого отпускается товар;
— название, адрес, банковские реквизиты покупателя;
— наименования товаров, единицы их измерения и количество.
Доверенность подписывают материально ответственное лицо, руководитель и главный бухгалтер организации-покупателя.
Если доверенности выписывают на бланках по форме N М-2, то их учет ведут по корешкам, которые хранят в бухгалтерии торговой фирмы. На корешке ставят отметку о том, что доверенность выдана работнику предприятия. Но допустим, фирма использует форму N М-2а. Тогда эти бланки регистрируют в книге доверенностей. Листы в ней нумеруют, прошнуровывают и скрепляют подписью главного бухгалтера и печатью организации.
Доставив на предприятие ценности, материально ответственное лицо предъявляет в бухгалтерию товаросопроводительные документы. Бухгалтер записывает реквизиты этих бумаг на соответствующем корешке или в книге доверенностей.
Как хранить корешки от доверенностей
Например:
сводные годовые бухгалтерские балансы и отчеты, а также документы к ним (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы); передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним; документы о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации (протоколы, акты, расчеты, заключения); документы о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами (отчеты, сводки); паспорта сделок; книги, журналы, карточки учета ценных бумаг. Обратите внимание! Перечислены только те документы, которые указаны в разделе 4.1 ‘Бухгалтерский учет и отчетность’ Перечня. В то же время количество документов, которые организация обязана хранить в течение срока своей деятельности, гораздо больше.
Журнал регистрации выданных доверенностей
4913 служит для поддержания порядка в выданных документах. При его планомерном и правильном ведении сотрудник предельно быстро может найти и описать любую доверенность, которая выдавалась организацией.
В ситуациях, когда требуются оперативная реакция либо веские доказательства, такая способность будет как нельзя кстати. ФАЙЛЫ Интересно, что доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 можно не регистрировать в журнале.
Дело в том, что такая доверенность имеет специальный отрывной корешок. И из этих корешков в организации может быть сформирован целый документ наподобие журнала.
Для регистрации всех же иных форм доверенностей журнал регистрации будет подходить лучше всего. Журнал не относится к бумагам строгой отчетности. Он, грубо говоря, может быть оформлен и в обычном блокноте.
Однако некоторые требования к оформлению необходимо соблюсти. В частности, в прикрепленном примере бланка и образца журнала содержатся следующие графы для заполнения:
- Номер выданной доверенности. Нумеруются они в хронологическом порядке. Ориентироваться следует на датировку. Чем раньше подписана доверенность и чем раньше она вступает в силу, тем ближе к началу она должна быть расположена. Желательно при заполнении придерживаться именно этого принципа.
- Дата выдачи.
- Срок действия выданной бумаги. Когда функционал доверенности исчерпан, ее необходимо будет отозвать.
- На кого выдана.
- Название поставщика.
- Номер и дата договора или другого рода соглашений, сделок.
- Подпись того, кто получил доверенность.
- Отметка о выполнении поручений по доверенности. В этой строке фиксируются номера, названия и даты документов, которые свидетельствуют о совершении сотрудника действия (именно его предполагала доверенность).
Помимо табличной части, у журнала обязательно должна быть обложка.
На передней ее части указываются основные данные: даты начала и окончания журнала, его полное наименование.
Также не помешает упомянуть реквизиты той организации, которая его ведет.