Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно делать опись документов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Опись вложения (форма Ф 107) — это список, в котором отправитель перечисляет содержимое письма, посылки, бандероли. Заполненная опись и само отправление предъявляются работнику почты для проверки, поэтому запечатывать конверт с документами заранее нельзя.
В каких случаях требуется опись
Опись помогает зафиксировать ключевые аспекты передачи бумаг:
- Какой перечень был подан.
- Когда произошла передача.
- Кто и в каком объеме должен его получить.
Опись обычно используют:
- при отправке документов в контролирующие органы — налоговую, фонды, инспекцию труда и другие;
- чтобы передать дела и документы сотруднику, вступающему в новую должность;
- при инвентаризации;
- для почтовых отправлений документов;
- для передачи их на проверку сторонним организациям и предпринимателям перед сделкой;
- при отправке бумаг в архив;
- перед утилизацией документов.
Как составить опись документов: общие правила
Обычно к описи прибегают, когда требуется передать не один документ, а сразу несколько. Составить ее можно:
- самостоятельно, разработав собственный бланк и закрепив его во внутренней политике;
- по унифицированным формам.
В любом случае, в описи обязательно нужно указать:
- данные и реквизиты получателя: ФИО предпринимателя, наименование компании или учреждения;
- дату оформления описи;
- список передаваемых документов;
- полное название каждого отдельного документа;
- количество экземпляров и страниц каждого документа;
- пометку о копии или оригинале для каждого документа;
- срок их хранения;
- общее количество листов.
Нормы составления описи документов
Единых законодательных требований к составлению описи документов нет. Поэтому в зависимости от цели представления документации могут использоваться как унифицированные бланки (к примеру, при отправке заказных писем), так формы, разработанные принимающей или передающей стороной самостоятельно.
В любом случае опись должна содержать сведения о типе (наименовании, реквизитах) каждого из передаваемых документов (к примеру, договор купли-продажи № 1 или декларация по НДФЛ за 2021 год) и количестве экземпляров. Дополнительно при необходимости можно указать и другую информацию. А именно: сведения о количестве листов каждого экземпляра документа, общем количестве листов всех документов, указанных в описи, адресатах, основаниях передачи и т.п.
Как составлять опись передаваемых документов в 2020 году
Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.
Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:
- наименование организации-отправителя документов;
- наименование организации-получателя;
- дата составления;
- перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
- общее количество листов;
- причина передачи документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.
Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.
Для чего составляется опись документов
Опись документов или акт приема-передачи бумаг не является обязательным при оформлении сделок. Если стороны откажутся от его подписания и обменяются документами без какого-либо особенного сопровождения, их никто не накажет, не привлечёт к ответственности. Однако опытные делопроизводители уверены, что акт выполняет несколько очень важных функций и обходиться без него просто не разумно.
Нередко контрагенты, участники сделок, коллеги из разных отделов передают друг другу важные бумаги. Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов. Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.
Чем полезна опись документов отправителю:
- подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
- конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
- позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).
Чем полезен акт приема-передачи получателю:
- подтверждает, что документы получены и приняты;
- упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
- помогает быстро находить владельцев «чужих» бумаг, определять сроки их возврата (если предполагается);
- становится основой для принятия архивных дел (если речь идёт о внутреннем документообороте).
Таким образом, акт прилагаемых документов решает несколько важных для документооборота задач. Он имеет юридическую и доказательную силу, поэтому может использоваться для защиты или обвинения в суде.
Внутренняя документация также подлежит учёту и передаётся по описи. Например, несколько отделов планируют отправку нескольких десятков дел в архив. В таком случае очень легко потерять один или даже несколько важных файлов. Поэтому настоятельно рекомендуется сопроводить отправку описью. Её подготовка займёт не более часа (даже при масштабных объёмах работы), но обезопасит стороны от потерь, недопонимания и ошибок.
Отправка документов по почте
Контролирующие органы допускают передачу налоговой документации по почте.
Бухгалтеры часто прибегают к почтовым услугам при подаче деклараций и прочих бумаг. С целью защиты документов разработан официальный бланк описи «ф-107», используемый для ценных писем. Для отправки понадобятся 2 заполненных без ошибок и исправлений экземпляра.
В пустующие графы необходимо внести следующие данные:
- тип отправления: ценное письмо;
- имя и адрес получателя: ФИО руководителя ИФНС с указанием ее административной принадлежности;
- полный перечень документов, количество и оценочная стоимость;
- подписи налогоплательщика и принявшего бумаги сотрудника с указанием ФИО и должности;
- печать почтового отделения.
Опись передаваемых документов образец бланк
Деятельность любого юридического лица связана с образованием огромного количества документов в бумажном виде. Несмотря на активное развитие документооборота в электронном виде, бумажных документов меньше не становится. Хотя положительные тенденции уже наметились.
Среди них можно выделить:
- договора с контрагентами;
- платежные документы;
- формы бухгалтерского учета;
- кадровые и учредительные, а также огромное множество иных документов.
Часть из этих документов хранится небольшой промежуток времени, а затем уничтожается. Другая часть документов должна храниться достаточно долго.
В результате возникает необходимость их передачи в архив. Кроме того существуют и другие причины передачи документов.
Основное правило, которого следует придерживаться в этом случае заключается в том, что любое передвижение нужно правильно отразить.
В каких случаях производится передача документов
Вообще бумаги передаются из рук в руки по разным причинам и достаточно часто.
Причины могут быть следующие:
- отмеченная выше передача на хранение в архив;
- передача бумаг в проверяющие органы по запросам;
- предоставление клиентам или контрагентам.
Любой из перечисленных выше, а также любой другой случай передачи документов должен сопровождаться описью. Такое ведение дел обеспечит сохранность бумаг, четкую фиксацию их передвижений.
Какие сведения указываются в описи
Форма описи официально не утверждена, однако ее применение распространено повсеместно. Существует только утвержденная форма описи для передачи сведений в Пенсионный фонд в период сдачи отчетности. Этот документ остается в Фонде пенсионного страхования.
Дополнительно к документу на предприятиях ведутся журналы, в которых отражается передвижение документов и данные описи. Это своего рода реестры, по которым любой выход документа за пределы предприятия можно отследить.
В описи следует отразить:
- дату подготовки документа;
- наименование бумаги и место, где она была составлена;
- перечень документов, которые подлежат передаче;
- тип документов, бумаги могут быть как оригинальные, так и копии, это необходимо отразить;
- направление передачи бумаг, наименование юридического лица, ФИО физических лиц-участников, наименование госоргана
- причину передачи бумаг
- документ должен быть подписан ответственными лицами, а также заверен их подписями.
Сама опись не является подтверждением факта передачи. Для этого необходимо еще и составить акт приема-передачи, в котором также будут подписи и данные ответственных лиц.
Как внести дело в опись
В опись вносятся единицы хранения, то есть если одно дело передается в 30 томах, то все 30 томов записываются в опись по отдельности, каждый под своим порядковым номером. При этом вовсе не обязательно в каждой строчке писать заголовок дела. Достаточно сделать это один раз, а в последующих строчках писать:
Затем наименование дела пишется в первой строке описи на каждой новой странице:
120 / Акты обследования объектов, т. 17 из 30
121 / То же, т. 18 из 30
Последний том отмечается:
То же, т. 30 (последний)
Если тома разделены по алфавиту или по первым буквам наименований (фамилий), то это оформляется так:
140 / Договоры об оказании услуг с физическими лицами, «Аба – Влу»
141 / То же, «Влы – Даб»
Чем отличается шаблон для архива
Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально. Причем каждый бланк имеет установленный срок хранения. За время работы предприятия накапливается большой объем бумаг. Для удобства их рекомендуется передавать на хранение в архив.
Периодически к ранее оформленным бумагам приходится возвращаться снова. Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов. В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.
Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты:
- Название организации.
- Номер перечня.
- Дата составления.
- Наименования переданных форм.
- Отчетный период, к которому относится переданный пакет.
- Срок хранения.
- Количество листов.
- Расположение бланка.
- Данные и подпись составителя списка и работника, принявшего комплект документов.
Как правило, опись документов выполняется в виде таблицы с перечислением сведений. Дополнительно может включаться графа с примечаниями для подробностей касательно хранения предоставленных бумаг.
Как составлять опись передаваемых документов в 2021 году
Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.
Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:
- наименование организации-отправителя документов;
- наименование организации-получателя;
- дата составления;
- перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
- общее количество листов;
- причина передачи документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как составлять опись передаваемых документов в 2021 году
Унифицированной формы описи нет. Ее составляют в свободной форме.
Несмотря на то, что образец описи документов для передачи другой организации каждая компания составляет по своему шаблону, в нее обязательно включают следующие реквизиты:
- наименование организации-отправителя документов;
- наименование организации-получателя;
- дата составления;
- перечень передаваемых документов с указанием количества листов и экземпляров;
- общее количество листов;
- причина передачи документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за передачу документов;
- должность, подпись и расшифровка лица, ответственного за прием документа.
Дополнительно рекомендуем указать тип документа: оригинал или копия.
Составляют опись в двух экземплярах: один экземпляр для отправителя, второй должен оставаться у адресата для учета переданных и полученных бумаг.
Как правильно заполнять бланк формы 107?
При оформлении описи, надо иметь ввиду, что бланк оформляется непременно в 2-х экземплярах. Один – отсылается в конверте совместно с корреспонденцией, а второй, с печатью отделения связи, в котором отображается дата отсылки, вручается автору послания.
Опись вложения составляется на бланке (форма 107), в котором требуется записать следующее:
- Строка «Вложения в». Здесь отображается вид послания.
- Куда. В данной строке отображается адрес учреждения, куда должно быть отослано письмо.
- Кому (на имя). Здесь записывается название учреждения-получателя
- Далее размещен список вложенных документов в виде таблицы, состоящей из 4-х колонок:
- № № п/п. Здесь ставится номер записи в возрастающем порядке.
- Наименование предметов. Заполняется название документа.
- Количество предметов. Отображается число листов в документе.
- Объявленная ценность, руб. Записывается сумма оценивания бумаг.
- Ниже таблицы в графе «Общий итог …» заполняются суммарные итоги в соответствующих колонках.
- В графе Отправитель отображается Ф.И.О. или название предприятия и ставится подпись отправляющего письмо.
Если ячейки остаются пустыми, можно ставить прочерки. При недостаточности места для перечисления вложенных бумаг, список можно оформить на следующем листочке бланка и выполнить отметки, к примеру, «Лист 1 из №», «Лист 2 из №» и т.д. Итоги по количеству и сумме требуется написать общие, на все вставленные в конверт бумаги.
Смысл внутренней описи
Под делом понимается комплект документов, которые характеризуют отдельный вопрос или человека. Наглядный пример — личное дело сотрудника. В нем собраны все бумаги, касающиеся работника:
- личные (копии паспорта, ИНН, СНИЛС (при условии, что они нужны по работе);
- об образовании (дипломы, сертификаты, профессиональные аттестаты (аналогично, если требует работа, например для учителей);
- кадровые (приказ о приеме на работу, трудовой договор, личный листок учета кадров);
- прочие (благодарности, грамоты, рекомендации).
В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.
Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел. В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.
Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой. Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания.
После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.